一生懸命ではなく、より賢く働くための 5 つのヒント

日々の業務をより効率的に実行すればするほど、他の重要なタスクに費やす時間が増えます。 Chris Ridd 氏、中小企業会計ソフトウェア プロバイダーのマネージング ディレクターゼロ、Mashableに話を聞いて、いくつかのヒントを提供しました。

人間は習慣の生き物です。これは私生活だけでなく仕事生活にも同様に当てはまります。

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自分のビジネスを経営していると、物事を特定の方法で行うのは簡単です。なぜなら、それが常に行われてきた方法だからです。私たちは、時間とリソースを解放してビジネスの拡大に費やすことができる、新しく効率的な方法に盲目になってしまう可能性があります。

ビジネスをより効率的にするための 5 つのヒントを次に示します。

プラン

一日の仕事の始まりに、席に着いて最初に行うことは計画です。こうすることで、集中力が高まり、一日の終わりまで自分の時間を何に使ったのか疑問に思うことがなくなります。

まずは、その日にやらなければならないことをすべて書き出すことから始めましょう。より大きく複雑なタスクをコンポーネントに分割することで、より達成しやすく、威圧感を軽減します。次に、優先順位に従ってタスクに番号を付けます。まず、困難で不快なタスクのいくつかを片付けるようにしてください。そうすれば、その日の残りの時間が楽に感じられるでしょう。

リストを常に表示しておくと、1 日を通して進捗状況を定期的に確認し、完了したタスクに線を引くことができます。単純なタスクを管理するための私のお気に入りのツールは、Any.do無料でとても使いやすいです。

アウトソーシング

顧客へのサービス、新規顧客の開拓、ビジネス チャンスの活用にどのくらいの時間を費やしていますか?これを、ビジネスに実際には何も追加しない管理タスクに費やす方法と比較してください。

後者のタスクの多くを仮想アシスタントにアウトソーシングできます。仮想アシスタントは、必要なときに追加の管理作業を実行できるので、使用した分だけ料金を支払うことになります。

VA は、知られているように、通常は自宅で仕事をしており、電話応対、入力、調査、プレゼンテーションの準備、ソーシャル メディア アカウントの更新、顧客への営業電話などのタスクを行うことができます。オンラインで入手できるものはたくさんあります。見た目が気に入ったものを見つけたら、いくつかの小さな作業を加えて試乗して、どのようになるかを確認してください。

自動化する

まだ会計、請求書作成、請求書の支払い、給与計算、GST を手作業で行っている場合は、最新情報を入手する時期が来ています。これらの作業のほとんどは、会計ソフトウェアによってほぼ自動的に実行できます。

中小企業の会計プログラムは、銀行口座のデータとリンクすることで財務記録を自動的に更新するため、数字を手動で入力したり、山積みの請求書や領収書を整理したりする必要はもうありません。これにより、四半期ごとの GST 支払いの計算など、これまで手動で行う必要があった作業を行うことができます。

多くのプログラムには、自分の業界に合わせてソフトウェアをカスタマイズできる「アドオン」もあります。

コンピューター、タブレット、スマートフォンからいつでもアカウントにアクセスできるクラウドベースの会計ソフトウェア パッケージを必ず入手してください。

会議を避ける

私たちは皆、終わりのないように見える会議に参加し、その日が終わるまでに終わらせなければならないことをすべて考えることにほとんどの時間を費やしたことがあります。

会議に同意する前に、会議を開催することが本当に必要なのか、出席することが不可欠なのかを自問してください。

あまり効果がないと思われる場合は、丁重にお断りしてください。あるいは、1 時間にわたる対面会議ではなく、5 分間の電話会議を検討してください。

避けられない会議では、時間を最大限に活用するようにしてください。

会議に先立って、どのような具体的な成果を達成したいかを考えてください。次に、議題 (議論したい重要事項のリスト) を作成し、会議中にそれを参照して、議論が方向を逸れて時間を無駄にしないようにします。

ダウンタイムを使用する

日中は、誰かから電話がかかってくるのを待ったり、クライアントが到着するのを待っている間、あちこちで数分間の空き時間があることがよくあります。

こうした瞬間は積​​み重ねられるので、生産的に活用しましょう。

毎日の計画プロセスの一環として、いつでも実行できる小さなタスクのリストを作成します。これには、顧客への折り返しの電話、文房具の注文、見積もりの​​完了、請求書の支払いなどが含まれる場合があります。 5 分の余裕ができたら、これらの仕事の 1 つに取り組み、邪魔にならないようにしましょう。

クラウドベースのソフトウェアを使用している場合は、これらのジョブの多くをどこでも実行できます。たとえば、約束の時間の 5 分前に到着した場合、モバイル デバイスからアカウントにアクセスして、請求書をいくつか送信したり、キャッシュ フローを確認したり、銀行口座に振り込んだりすることができます。