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メールを読んでもらうことは科学になる可能性があります。
ビジネスマンや学生にとって、会ったこともない人に「コールドメール」をする必要があることがよくあります。仕事に応募する場合でも、会議や面接の予定を立てようとする場合でも、今後の任務についてアドバイスを得る場合でも、その人から返事を得ることが非常に重要になる場合があります。
問題: かなりの競争に直面しています。のラディカティグループ2010 年には、毎日 2,940 億件の電子メールが送信されたと推定されています。さらに、Microsoft セキュリティ レポートによると、インターネット経由で送信される電子メール メッセージの 97% 以上が不要なものです。
ここでは、重要なメールが世間に広まる可能性を高めるためのヒントをいくつか紹介します。
1. 宿題をして目標を知る
この部分には少し想像力が必要ですが、驚くべき効果が得られます。
役員との会議を設定したい場合は、事前にオフィスに電話してください。電子メールで連絡するのが最善の方法かどうかアシスタントに尋ねてください。最適な電子メール アドレスは何か、電子メールをどのくらいの頻度でチェックして返信するかを尋ねます。
教授の場合は、オフィスアワーや学生からのメールに対応する時間をいつ確保しているかを調べてください。
枠にとらわれずに考えてみてください。たとえば、ある人の電子メール アドレスがインターネットへの関与について何を示しているかを考えてみましょう。相手が昔ながらの電子メール アカウントや名前以外のアカウントを持っている場合は、その電子メールのフォローアップとして電話をかけ、重要かつタイムリーなメッセージを送信したことを相手に通知するとよいでしょう。
2. 送信ボタンを押すタイミングを慎重に決定する
タイミングが重要です。金曜日の午後 6 時にビジネスメールを送信するのはおそらく良い考えではありません。その人が月曜日までメールをチェックしなかった場合、あなたのメッセージはその人の受信トレイにある迷惑メールの山に埋もれてしまいます。
調査によると、人々は仕事の前や昼休みの頃にメールを読むことを好みます。これは、午前 6 時頃と午後 12 時頃が送信をクリックするのに最適な時間帯であることを意味します。多くのプログラムには電子メールのスケジュール機能が組み込まれているか、アドオンとして利用できます。
3. 飾り気のない件名を書く
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件名の前に「緊急」を付ける必要はありません。または「重要」。これは、相手をイライラさせてメッセージを削除する可能性が高くなります。
「残念ながら、ほとんどの人が受信トレイに大量のスパムを受信しますが、スパムの兆候があったものはすぐに捨てられてしまう可能性があります」と、電子メール ニュースレターのデザインを専門とする会社 MailChimp の統合およびパートナーシップ責任者であるエイミー エリス氏は述べています。
MailChimp は件名に関するブログ投稿で次のアドバイスを提供しています。はい、それだけです。」
4. 要点をすぐに理解する
メールの本文を書くときも同様に率直に書いてください。自分が誰なのか、何を望んでいるのかを伝えてください。関連情報を含めますが、やりすぎないようにしてください。最初のメールは紹介的なものであることに注意してください。会議や今後のメール用にストーリーの長いバージョンを保存します。電子メールに不可欠な情報については、短い段落または箇条書きに分割して、読みやすいものにします。
適切であれば、誰を参照したかを含めて、驚くべきことができます。これは、あなたを紹介した人が実際にあなたがメールを送信している相手と密接な関係にあることがわかっている場合にのみ行ってください。
自分の連絡先情報と、その人があなたに連絡するのに最適な時間を忘れずに含めてください。また、いつまでに返事をもらいたいかのような期限を入れておくと役立つかもしれません。
5. あなたの口調でプロジェクトのプロフェッショナリズムを発揮する
おそらくこれは明らかですが、文章の調子に注意してください。プロフェッショナルかつ礼儀正しく接してください。ただし、過度に気を利かせすぎないでください。顔文字やインターネットスラング (笑、笑、なんてことだ、なんてことだ、など) は使用しないでください。会話的になるのは問題ありません。エイブラハム・リンカーンのように書く必要はありません。ただし、スペルと文法を再確認してください。
頑張って聞いてください！
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画像提供：アダムムホテプ。
