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企業が業務をクラウドに移行するにつれて、管理者はデータに対するリスクを認識する必要があります。データをオンラインで保存することには、コスト削減、即時利用可能、コラボレーション機能、Google ドキュメントの人気の高まりなど、明らかな利点がありますが、企業はクラウドに保存されているデータをオンプレミスのデータとは異なる方法で扱う必要があります。エンドユーザーはより多くの制御を得ることができ、ビジネスコラボレーションを容易にするためにIT部門にセキュリティ統治の一部を引き渡すことを余儀なくされています。
ここでは、Google ドキュメントと IT が効率的かつ安全に共存できるようにする 5 つのヒントを紹介します。
1. 共有権限はユーザーの権限にあります
Google ドキュメント モデルでは、制御と責任がユーザー自身に委任されます。データを誰と共有するかを決定するのは IT 部門ではなくエンドユーザーであるため、企業内の間違った人やグループ、ドメイン外の外部の人、または公共のインターネットに情報が公開される可能性があります。
2. データの場所
Google Apps では、情報はユーザーによって作成され、（中央の場所ではなく）個々のアカウントに保存されます。さらに、アカウントが削除されると、そのユーザーのデータもすべて削除されます。 IT 部門が運営する中央共有ファイル サーバーという概念はありません。 Google ドキュメントを使用している企業は、アカウントを削除する前に、ユーザーがどのようなデータを所有しているのかを理解する必要があります。
3. アクセス権限
Google ドキュメントを使用する企業は、誰が機密データにアクセスできるかを特定し、報告する必要があります。これは、共同作業環境でデータを安全に保つためだけでなく、監査とコンプライアンスの要件を遵守するためにも必要です。誰が情報にアクセスして使用しているかを監査証跡で追跡することは、エンド ユーザーと管理者の両方による悪用からデータを保護する上で重要なコンポーネントになります。
4. データ漏洩
Google ドキュメントを使用する企業は、データを検査し、アクションが必要なときにアラートを受け取ることができなければなりません。たとえば、ある企業に、承認された担当者のみに知らせたい「プロジェクト モンキーフィート」という極秘プロジェクトがあるとします。 Google ドキュメントでその用語が使用されるたびに警告が表示され、必要に応じてアクセス許可を変更する必要があります。これは、内部と外部の両方の脅威からデータを保護するのに役立ちます。
現在、Google Apps にはこの機能が組み込まれていません。
5. データの損失
データを保護することに加えて、企業は何も失わずに記録を保持し、データを移行し、バックアップできる必要があります。制御はユーザーの手に委ねられているため、企業は人的ミスによる誤った悪意のある削除から自社とユーザーを保護する必要があります。 Google ドキュメント システムの中断や障害よりも、従業員が知らずにドキュメントを削除したり、管理者がユーザーを削除したり、そのユーザーが所有するすべてのデータを削除したりするリスクの方がはるかに高くなります。
Google ドキュメントでのビジネス データの保護
Google になった企業でも、IT 管理者はこれまで以上に大きな権限を持っています。 Google では、すべてのユーザーとそのデータが 1 つの「仮想」場所に凝縮されています。これは、数百のネットワーク デバイスに散らばる分散型の非構造化データとは大きく異なります。さらに、この情報はデータアクセスと管理を通じてアクセスできます。APIs.開発リソースを持つ企業は、Google ドキュメントに保存されているデータを他の内部プロセスやアプリケーションと統合する独自のアプリを作成できます。
さらに、Google Apps マーケットプレイスは、IT 管理者にとってはまさにキャンディー ストアです。 Marketplace には、組織が Google Apps の機能を構築およびカスタマイズできるようにする何百ものサードパーティ アプリケーションが含まれています。
Google は、クラウド内のビジネス データを保護するという点で優れた仕事をしています。部外者が許可なく企業のデータにアクセスすることは事実上不可能です。 Google ドキュメントを使用する企業が注意すべきは、この「許可」の部分です。従業員がデータをどのように使用および共有しているかを理解し、クラウドが実現するテクノロジーとソリューションを活用してデータを完全に保護します。