全員に返信する災害は非常に一般的ですが、それぞれに特有のものがあります。ウィキペディアのページ。
あまりにも遍在しているので、全員返信違反者のマナーの悪さが、そもそもメーリング リストを作成して配布する人々のマナーの悪さを覆い隠しているほどです。 2000 年代に主流だったリストサーブは、もうそれほど一般的ではないかもしれませんが、メーリング リストは依然として企業、大学、その他の団体の運営とソーシャル機能の中心となっています。 (ちなみに、「listserv」は大量の電子メールを送信するために使用されるソフトウェアを指します。「メーリング リスト」は口語的な用語です。)
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私たちは、メーリング リストのエチケットを改善し、その効果を最大化するのに役立つ 11 のヒントをまとめました。
1. もう一度自分に言い聞かせます。Listserv はパブリックです。
送信する前に、何を送信するかを考えてください。それが私的な電子メールに属する場合、または個人に送信する方が合理的である場合は、メーリング リスト経由で送信しないでください。
また、メールを送信する前に受信者を確認してください。今年、バージニア大学のトップランクのロースクール送信された入学統計そのうちの 100 人以上が、応募者全員のリストサーバーに事務職に応募し、「今すぐ削除してください」という件名で別の電子メールを送信しました。
しかし、電子メールがそのように機能しないことは誰もが知っています。
2. 望まない受信者を追加しないでください。
あなたがリクエストしていないメーリングリストに参加することを誰も望んでいません。ですから、参加しないでください。誤って誰かを追加してしまった場合、または受信者が最終的に削除したい場合でも、受信者を困難にさせないでください。自分でできるならすぐにやってみましょう。メーリング リスト クライアントを使用している場合は、受信者が自分自身を削除する方法について明確な指示を与えます (または、特定のリストの電子メール署名にその指示を含めます)。
人々はすでに十分な量の電子メールを喜んで受信しています。彼らがいない限り、タイヤを切った、または何か -- それなら、メーリングリストは大きな罰のように聞こえます。
もし私があなたのメーリングリストに載っていて、あなたが誰であるか知らないとしたら、私はあなたに何をしたでしょうか— Aparna Nancherla (@aparnapkin)2014 年 11 月 3 日
3. タイミングがすべてです。
データがたくさんある外 そこには最高の開封率を達成するために電子メールを送信する最適な時間帯について。
メールを送信する時間帯は、朝、最初に受信箱を開ける時間帯（午前 9 時から午前 11 時の間）と、夕食後寝る前でメールを再度チェックする時間帯（午後 8 時から午後 11 時の間）です。レポートによると、火曜日と土曜日はどちらも開封率が高いそうです。
4. しつこくなく、一貫性を保ちます。
つまり、受信トレイをあふれさせないでください。非常にしつこいメーリング リストとして知られるようになるのは得策ではありません。電子メールが多すぎると、受信者の感覚が鈍くなったり、イライラしたりして、開封率が低下する可能性があるからです。毎週または隔週で電子メールを送信すると、メーリング リストの全員がいつメッセージを受け取るかを知ることができます。
5. 短いが説明的な件名を使用します。
件名はエレベーター ピッチのようなものだと考えてください。聴衆がもっと知りたいと思うように、簡潔で注目を集める必要があります。更新情報のリストや最近のイベントの概要を送信する場合、「11 月 7 日の会議の更新情報」のような件名を使用すると、ユーザーがメールを開こうとしない可能性があります。代わりに、メッセージの最良の部分または最も説得力のある部分を含めて使用します。
私は皆さんに向けてメーリングリストの電子メールを書いています。火曜日に向けて何か準備中です。私はとても興奮しています。私は明確かつ簡潔であるよう努めています。 — マリーナ・ディアマンディス (@MarinasDiamonds)以下の形式でツイートした日付: 2014 年 11 月 6 日
6. 適切なメッセージ長を把握します。
長すぎると興味を失い、短すぎるとメールは無意味に思われる可能性があります。メールの数が多すぎると各メールの更新が少なくなるため、一貫した数のメールを送信することがこれに役立ちますが、メールに含まれる段落の数を観察することをお勧めします。最初に大量のテキストを目にすると、読者は興味を失います。重要な情報は、人々が流し読みを始める可能性が低い冒頭に含める必要があります。
7. 密集したテキストを整理します。
アップデートがたくさんありますか？それぞれを段落にまとめるのではなく、箇条書きを使用して、読者の目をリストに誘導します。メールに複数の要素がある場合は、「最新情報」や「機会」など、それぞれに見出しを付けることを検討してください。テキストを分割すると見やすくなり、メール全体を読む負担が軽減されます。
メールを書くときは、「このテキストの壁は必要ですか?」と自問してください。次回は、そこまで行き着く前に気を引き締めてください。— Scott Hanselman (@shanselman)2014 年 9 月 24 日
8. 過度の様式化は避けてください。
見出しに太字または斜体のテキストを使用したり、締め切りや会議の場所などの重要な情報を強調したりすることは良い考えです。段落全体を強調表示することはできません。同じことが、特に白以外の背景の明るい色のテキストや読みにくい非標準フォントにも当てはまります。
9. すべて大文字はやめましょう。
すべての大文字を叫び声と関連付ける人はいませんが、太字または斜体のテキストを使用しても同じ効果が得られる場合、電子メールではその必要はありません。たとえ何かがどれほど重要であっても、衝動を感じたときはそれをシャットダウンしてください。
メールをすべて大文字で送ってくる人が嫌いです。カニエ・ウェストのメーリングリストに登録しているとは知りませんでした。— Dominic Riccitello (@DominicScott)2011 年 5 月 17 日
10. 聴衆だけでなく文脈も考慮します。
メーリング リストの人々があなたが送信するすべての電子メールを読んでいるわけではなく、あなたが何のことを言っているのかわからない人もいると仮定します。以前に議論したトピックを取り上げる場合は、以前に聞き逃した人のためにそのトピックを一文で要約します。
また、個別の会話で各人の最新情報を伝えることも提案する必要があります。
11. 略語はそのままにします。
特に、（友人や家族とは対照的に）大規模なメーリング リストや専門的なメーリング リストに電子メールを送信する場合、すべての読者が SMS の言語や略語に精通しているわけではありません。使用する場合は、控えめにしてください。
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