この投稿もともと登場したのはアメリカン・エキスプレス・オープン・フォーラムここでは、Mashable が中小企業におけるソーシャル メディアとテクノロジーの活用に関する記事を定期的に寄稿しています。
数週間前、私たちは話し合いました紙の削減に役立ついくつかのデジタルツールオフィス内での使用。しかし、郵便、請求書発行、対面ネットワークなどの外部システムに関しては、紙の消費量 (ひいてはコスト) の削減に重点を置いたサービスやアプリがまだたくさんあります。
この環境と予算に優しい取り組みを続けるには、さらに 5 つの紙節約サービスを読んでください。
1.靴箱入り
中小企業を経営する場合、増え続ける雑紙の山を避けるのは困難です。すぐにオフィスが乱雑になってしまうだけでなく、重要なアイテムを見失ってしまいます。
解決策の 1 つは、デジタル化サービス ShoeBoxed です。西海岸のオフィスを最後に訪問したときに消耗品の領収書を 25 枚集めた場合、それらをプリペイド封筒に詰め込んだ方が、スプレッドシートに手動でデータを入力するよりも効率的である可能性があります。
ShoeBoxed は書類をスキャンし、アカウントにインデックスを付けます。そこから、非常に詳細で並べ替え可能なレポートを生成し、Excel、Quicken、Outlook などの既存のデータベース システムに統合できます。Gメール、Freshbooks (下記を参照)、その他多数。基本的にこのサービスは、キーボードに触れることなく、整理されていない紙の山を経費報告書や連絡先データベースに変えることができます。
価格は最大 50 項目のスキャンで月額 9.95 ドルからで、簿記の時間を節約したい小規模事業やフリーランサーに適している可能性があります。より多くの情報を把握する必要がある企業には、より包括的なプランが用意されています。
2.クラウド連絡先
名刺コレクションや Rolodex を検索可能なデータベースに変えるときが来ました。 ShoeBoxed は主に領収書のデジタル化に焦点を当てていますが、CloudContacts はすべてビジネス ネットワークに関係しています。
2 x 3 インチのカードストックの山を送信すると、標準化されたデータが戻ってきます。このデータは、Outlook、Gmail、セールスフォースそして37シグナルズのハイライズ。
もう 1 つの優れた機能は、ワンクリックでソーシャル メディアに接続できることです。名刺にソーシャル プロフィールが引用されている場合、データにリンクが組み込まれるため、簡単に接続できるようになります。リンクトイン、フェイスブック、 またはツイッター。
ニューヨーク市に拠点を置く企業の場合は、直接の受け取りも可能です。
3.フレッシュブック
紙の請求書の作成は非常に効率が悪い場合があります。 Freshbooks は、請求システムから紙を取り除くだけでなく、組織の完全な見直しを行うことができます。
Web ベースのソフトウェアには、アカウントのログイン名とパスワードを使用してどのコンピュータからでもアクセスできるため、独自のインストールが必要ありません。ログインすると、請求システムの完全なオンライン概要にアクセスできるようになり、経費の追跡、レポートの生成、そして最も重要な顧客への請求に使用できます。
請求書は、顧客が請求書や関連情報 (見積書、見積書など) を確認できる安全なリンクが記載された電子メールで送信されます。クライアントは、PayPal、Verisign、Authorize.net などの多数の中間サービスを介して、請求書ページから直接支払いを行うこともできます。クライアントが PDF 請求書を好む場合は、いつでもPDFプリンタードライバー。
請求は Freshbooks 内で自動化でき (「期限切れ」リマインダーを手動でフォローアップする必要がなくなります)、任意の通貨で行うことができ、さらにiPhoneアプリ外出先での追跡に。
このサービスは月額 39.95 ドルで、追加ユーザーごとに 10 ドルが追加され、クライアントのエントリと請求書は無制限になります。
企業は大量の紙郵便を受け取ります。その多くはジャンクです。その一部は運用に不可欠です。どれも面倒で検索不可能です。
Earth Class Mail は、カタツムリ郵便のデジタル化サービスでこの問題を解決しようとしています。サインアップすると、ビジネスの既存の住所に追加する特別なコード (部屋番号など) が割り当てられます。例えば：
私のビジネス
ブロードウェイ123番地、#4567
ニューヨーク州ニューヨーク 10011
次に、この住所に届くすべての郵便物を米国郵便公社経由で安全に再ルーティングします。受信した用紙はスキャンされて Earth Class Mail アカウントに保存され、新着情報は電子メールで通知されます。
これで、紙の郵便物は検索可能になり、簡単にアーカイブできるようになり、すぐに机の上に山積みになることはなくなります。郵便物のデジタル保存は無制限で、紙は安全に細断されてリサイクルされるまで 30 日間保管されます。
新しいデジタル「スイート番号」は USPS の再ルーティング指定に関連付けられているため、ECM に送信されるメールの種類 (優先度の低いアイテム、迷惑メールなど)、および引き続き自宅に届くメールを制御できます。
完全なデジタル化を目指している場合は、銀行口座を通じた統合小切手現金化や荷物の転送などの追加機能も利用できます。つまり、システムがセットアップされ本格的に稼働すると、一切の操作を必要としない可能性があります。またまた紙メール。
現在、このサービスは以下でのみご利用いただけます。米国の 19 都市、特に 2 つの宛先にメールを分割する予定がある場合は、アカウントを設定するときに追跡しなければならないことがたくさんあるようです。ただし、環境に優しいソリューションに取り組んでいる場合、またはオフィスの整理整頓に重点を置いている場合は、Earth Class Mail が良い選択肢になる可能性があります。
価格は、100 件のメールアイテムのスキャンで月額 19.95 ドルから始まります。
5.ズムボックス
Zumbox も、異なるアプローチを採用したペーパーレス メール ソリューションです。米国内のすべての物理的な住所にデジタル メールボックスを作成しました。紙の資料を物理的な住所に送信する企業やその他の組織は、代わりに Zumbox にオプトインしてデジタルで送信できます。
受信者（個人または会社の住所）は、住所を入力することで Zumbox アカウントを有効にすることができます。 Zumbox は、ユーザーがアドレスをアクティブ化できるようにする PIN 番号を含む物理的なメールを送信します。
基本的に、このサービスを使用すると、企業や個人は電子メール アドレスを必要とせずに、デジタル通信を物理的な場所に送信できます。
受信者と送信者の両方がアカウントにオプトインする必要があり、取引のあるすべての人にオプトインしてもらうことは不可能であるため、Zumbox がすぐに実用化されるとは考えにくいかもしれません。
ただし、このサービスは米国郵政公社の大規模な既存インフラストラクチャ上に構築されているため、ここでの可能性は非常に大きく、マーケティングの観点から見ても、検討する価値は確かにあります。
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