「これを書き留めてください。最終試験に出題されます。」と上司が言ったことはありません。
メモを取ることは、学校から職場に移行する際の隠れた課題です。私たちはまったく新しい環境にいます。メモをとる理由も、後でメモをどのように使用するかについても異なるニーズがあります。私たちは高校の歴史の授業で使用した方法に依存しています。
また、メモを取らないことで仕事を失う人は稀ですが、悪いメモ（または完全にメモを飛ばすこと）による小規模かつ継続的な影響は、キャリアに大きなダメージを与える可能性があります。先日の会議で話した内容を忘れてしまったために、上司、同僚、または顧客に質問するメールを何回送らなければならなかったでしょうか?それは関係を損なうものであり、言うまでもなく、全員の生産性も低下します。
逆に言えば、メモをとるということは、人々に敬意を示す素晴らしい方法。それはあなたが耳を傾けており、彼らの言っていることが重要であると考えていることを示しています。メモは仕事をより良くするためのガイドとしても役立ちます。成功するために必要な重要な情報を、必要なときにいつでも遅滞なく簡単に参照できます。
そして秘密のおまけとして、メモを取ると実際に賢くなります。綿密で思慮深いメモのコレクションを 1 か所に集めていると (実際に時々読み返します)、他の方法では見えなかった物事間のつながりが見え始め、他の人が保持していない情報が得られます。そうすることで、素晴らしいアイデアが得られ、新しいつながりが形成され、チームで物事を実際に実現するようなイノベーターおよびリーダーになることができます。
全体として、メモをとることは、成功をさらに高めるための非常に微妙ですが強力な方法です。しかし、メモを取るスタイルを仕事に移行する方法についてのガイダンスを得ている人はほとんどいません。だからこそ、今日は仕事で素晴らしいメモを取るためのクイックスタートガイドを共有したいと思います。
1. 仕事中にメモを取るタイミングを知る
仕事のすべての状況でメモを取る必要があるわけではありませんが、紙とペンを取り出すことを強くお勧めする場合は確かにあります。一般的に、私のアドバイスは、メモを取る側は常に間違いであり、それを残す必要があるかどうかは後で決定することですが、いくつかのことを書き留めておきたい重要なタイミングをいくつか以下に示します。
1対1のミーティング
あなたが上司であっても従業員であっても、メモをとるということは時間を真剣に取っていることを示します。また、上司の配偶者の名前などの個人情報をメモする良い機会です。覚えておくと良いでしょう。職場の人々とより有意義な関係を築くのに役立ちます。
大きな会話
大規模なブレインストーミングや問題解決のセッション中に、何が起こっているのかに没頭しすぎて、部屋から出たときに実際には何も残っていないことがよくあります。頻繁に参加している場合でも、重要な情報を確実に把握できるようにメモをとるようにしてください。
クライアントミーティング
クライアントや顧客が必要とするすべての詳細を記録できるように、ノートを持参することは常に良いアイデアです。本当に重要なことを見逃してしまうよりは、情報が多すぎて後で削るほうが良いでしょう。
メンターや連絡先とのミーティング
簡単なコーヒーミーティングでも記録する必要があります。あなたが時間と専門知識を大切にしていることを、書き留めることで相手に示します。さらに、これがめったにない会議の場合は、その人と再び会う時間がすぐに取れなくなる可能性があるため、すべてを覚えていることを確認する必要があります。また、メモを使用して、会議で話し合った内容に関連する貴重なリンクや記事を送信するなど、より有意義な方法でフォローアップすることもできます。
2. お気に入りのメモ取りスタイルを見つける
メモの取り方にルールはありません。あるスタイルが別のスタイルよりもうまく機能するという証拠はありません。最高の種類のメモとは、見た目が何であれ、後で理解できるものです。
ここでは、最も人気のあるメモ取りスタイルをいくつか紹介しますので、自分に合ったものを見つけて試してみてください。
リスト
これは最も伝統的な種類のメモ取りです。ページの一番上で会議の主要な議題から始めて、他の議題が出てくるにつれて小見出しを付けてリストを下に進めます。
会議は再びトピックに戻る可能性があるため (または、記録しておきたい質問や新しいアイデアがあるかもしれない)、リストが雑にならずに情報を追加するためのスペースが必要になるため、小見出しの間にはスペースを空けてください。混乱する。
また、アクションアイテム、やるべきこと、下した決定事項、保持する必要がある重要なリソースやツールなどの見出しを作成することもできるので、後で参照できる本当に実用的なリストを作成できます。
マインドマップ
あなたが視覚的に考える人なら, マインドマップを試してみてください。まず、ページの中央に会議の議題を書きます。そこから、議論されているすべての重要なトピックに枝分かれしていきます。
たとえば、ページの中央に「Kickstarter のローンチ」と書き、その後「プレスへのリーチ」や「ローンチ日のタイムライン」などのトピックの枝を描くことができます。サブトピックの分岐を描画し続けると (どんどん詳細になっていきます)、最後には会議の最も重要なポイントが視覚的に表現されます。
パンくずリストの跡
これは最も集中的なメモ取りの形式ですが、非常に効果的です。この戦略を採用する場合は、会議にその場にいなかった人に渡すつもりでメモを取ってください。
思いついたすべてのトピックを書き留め、そのトピックに関連して提起されたすべての論点を記録します。話された言葉をすべて書く必要はありません。短いフレーズを使用し、特定のツールやリソースなどに特別な注意を払います。
これは、手が忙しくなるため、会議中に不安になる人にとっては優れた戦略です。時々目を合わせていれば、これほど綿密なメモを取ることを誰も気にしません。
3. メモを整理して、後で見返すことができるようにする (そして素晴らしいものになる)
メモを取る際に最も苦労することの 1 つは、後で貴重な方法で実際に見返すことができるようにメモを整理しておくということです。メモを取るだけでは記憶保持力や理解を向上させるのに十分ではありません。メモを価値のあるものにするには、実際にメモを見直し、情報を頭の中に定着させる必要があります。
これは、メモがあちこちに散らばっていたり、完全に整理されていない場合は、メモをまったく取らないほうが良いということを意味します。ここでは、メモを整理し、メモに費やす時間を本当に価値のあるものにして、キャリアを前進させるための最良の方法をいくつか紹介します。
メモは常に同じ場所に保管してください
メモを整理しておく最も簡単な方法は、メモを 1 か所に保管することです。 Google ドキュメントに何かを入力したり、机の上にランダムな付箋の山を置いておく必要はもうありません。これには多くのオプションがありますが、自分と会議の相手の間に画面を挟まないようにするには、紙が理想的です。プラス、実際に手で何かを書き出すと記憶力が高まります。
それで、ノートに投資する-- お気に入りで、どこにでも持ち運べて、メモをとる必要があるさまざまな状況に対応できる多用途性を備えたもの。
同じ形式を維持する
上記では、プロフェッショナルな環境に適した 3 つの主要なメモ取りスタイルについて説明しました。自分に合ったスタイルを見つけて、それを使い続けてください。これにより、後でメモをざっと確認するのがはるかに簡単になります。
どちらのスタイルを選択する場合でも、メモの各ページにある会議に関連する日付、会議出席者、会議の議題など、重要な情報をすべてのページの上部に書き込むと、追跡しやすくなります。
週に一度、メモを確認する予定を立てましょう
注意を必要とする優先順位の高い事柄が毎週次々と流れてくると、たとえそうしたいと思っても、ノートを見返す時間を見つけるのは困難です。それでカレンダーに定期的な会議を設定する週に一度メモを見直すこと。録画したものを見るには 15 分でも十分な時間です。
メモを確認するときは、疑問がある場合やまだ解決する必要がある未解決の問題を書き留めてください。これも良い時期です今後の会議の準備をする。必ず答えてもらいたい質問や、手元に用意しておく必要があると思われる重要な情報を書き留めてください。
常に正しい答えが手元にあれば、どれだけ多くのことを達成できるでしょうか?一貫性が成功の鍵です。小さな良い習慣 (素晴らしいメモの取り方など) をたくさん身につければ、毎日さらに成長することができます。今週は、すべての会議でメモを取って、良いアイデアをすぐに思いついたり、より多くのことを成し遂げるのが容易になるかどうかを確認してください。