そのメールへの返信までどれくらい待つことができるかについての便利なガイド

朝一番にメールを開くと、未読メッセージが 30 件あります。または、ようやく受信トレイにアクセスし、サインオフしようとしている直前に、さらに 1 通のメールが届きました。あるいは、次のシナリオはどうでしょうか。他のタスクと複数のスター付きメッセージの間で優先順位を付けるのに苦労しています。

このような状況で頭に浮かぶ最初の質問は、「これを開いたほうがいいでしょうか?」というものです。

決めるのは簡単ですよね？

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しかし、次に考えられるのは、「今これに応答する必要があるか?」ということです。

それは難しい問題であり、正直に言うと、答えを知っているのはあなただけです。したがって、私には、いつ誰かに連絡すべきかを正確に伝える資格はおそらくありませんが、選択肢を絞り込むお手伝いはできます。

もしそうならすぐに対応すべきです...

彼らはそう言います

非常に単純ですが、誰かが「今日中に連絡してください」、「今日の午後までにあなたの意見を知りたいです」、「午後 3 時の会議の前にあなたの意見を教えてください」、「できるだけ早くこれが必要だ」と彼らは本気で言っているのです。

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これは、誰かがあなたに与えた期限にも当てはまります。つまり、相手があなたの返信の日付を設定した場合、あなたはそれまでに（生産性が高すぎると感じている場合はその前に）返信する必要があります。

本当に大切な人からです

要求の厳しいクライアントや著名な幹部と仕事をしていて、対応が遅れると自分 (または会社) の評判に悪影響を与えることがわかっている場合、その日のうちに対応することが常に正しい判断となります。

緊急の案件についてです

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問題が急遽発生したり、締め切りが迫ったり、上司が土壇場で必要なことを要求したりする場合、それが緊急または優先度が高いと思われる場合、または現在取り組んでいることに影響を与える場合は、すぐに注意を払う価値があるでしょう。

1日待っていただけるなら…

タイミングが合わない

午後 5 時ですが、たった今誰かから連絡がありました。確かに、その場ですぐに返信することもできますが、おそらくその日はオフィスを出ようとしており、明日には受信するメッセージの海の中に埋もれてしまうでしょう。

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その人が今日は応答しないことがわかっている場合は、押し戻しても問題ありません。

じっくり考える時間が必要だ

誰かがあなたに厳しい質問をしたり、上司に確認する必要があることを求めてきたり、その人の言葉に不意を突かれたり、感情を揺さぶられたりしたことがあります。じっくり考え、落ち着いて返信を作成するために、さらに 1 日の時間を取りましょう。時間がかかったとしても、専門的な返信を送信したとわかれば、気分も良くなります。

場合によっては 1 日以上待つこともあります...

単なる応答以上のものが必要です

おそらく、回答はあなたからだけでなく、複数の人の意見を必要とします。または、完成したスプレッドシートまたはプレゼンテーションの下書きを送信する必要があります。本格的なリクエストに対して中途半端な返答を送るよりも、時間をかけて資料を集め、すべての拠点をカバーする方が常に良いでしょう。

それはあなたを良く見せます

ミューズのライター、サラ・マッコード氏の概要2回すればもっと良い印象を与えることができますメールへの返信を待っている場合。 1 つ目は、誰かが新しいアイデアを求めてきたときです。緊急でない限り、彼らはあなたに思慮深いことを求めているので、遠慮することで、実際に素晴らしいアイデアを考え出そうとしているという印象を与えます。

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2 つ目は、誰かがあなたに長いメッセージを書いてきた場合です。簡単な 1 文のメールを返信するだけでは失礼に見えるため、同様に徹底的な答えを考え出す余裕を持ってください。