イベントの企画は規模に関わらず、常に大変な作業です。日程の設定から出欠の管理、ケータリング業者の決定まで、心配すべきことはたくさんあります。うまくいかないこともたくさんあります。次回のイベントをできるだけスムーズに進めるために、イベント プランナーや業界の専門家と話をして、スムーズに実行するための重要なヒントを聞きました。
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これらの専門家は、イベントのさまざまな側面 (B2B、ブランド向けの体験型マーケティング、音楽フェスティバルなど) に携わっており、業界に精通しています。彼らが好むテクノロジー (アプリ、ガジェット、豊富なソフトウェア) からクリエイティブなコンセプトの開発に至るまで、滞りなくイベントを計画するための 5 人の専門家の秘訣を掘り下げます。
1. テクノロジーを利用してプロセスを合理化し、方向性を把握する
リンジー・ワイス体験型マーケティング代理店の制作ディレクターですMKGは、ブランドと協力して、視聴者とつながるための革新的で受賞歴のある体験やイベントを作成する会社です。たとえば、8 月に MKG は次の企業と提携しました。デルタクリエイティブな方法で全米オープンを祝い、セレブのカラオケ イベントを開催します。デルタ オープン マイクでは、セリーナ ウィリアムズやキャシー グリフィンなどのセレブがステージに上がり、心を込めて歌いました。 Weiss 氏は、イベントを計画するための MKG のお気に入りのテクノロジー ツールをいくつか挙げています。
バブリー:「サイト訪問に最適です。特にチーム全員が 1 つの場所にいない場合、または訪問できない場合に最適です。Bubb.li を使用すると、空間をペイントするだけで、サウンドを含む周囲のシーン全体を再現できます。 iPhone のカメラは非常に便利なツールです。」
ダークスカイ:「準備できることはたくさんありますが、実際には天候はその 1 つではないことはわかっています...どれだけ多くの人脈を持っていても、母なる自然と触れ合うことは、通常はテーブルにありません。私たちにできる最善のことです。 Dark Sky のようなものを使用しています。これは、自分自身の個人気象観測所として機能する天気アプリで、風速と風向、湿度、気圧、視程などの現在の状況の詳細な内訳を確認できるほか、状況の詳細も確認できます。分単位の更新。」
スポティファイ:「私たちは良いものが大好きですスポティファイMKGer のゲスト キュレーターがいるオフィスだけでなく、イベントに素晴らしい DJ やライブ パフォーマンスを行うための予算がない場合でも、素晴らしい仕事をするカスタム プレイリストをキュレーションできます。さらに、イベント終了後に感謝の気持ちを込めて、イベントの存続期間を延ばす方法として、プレイリストのリンクを参加者と共有することもあります。」
色合い:「私たちは最近、優れたビジュアル マーケティング ツールとして、イベントだけでなくオフィスでも TINT を使用しています。TINT は、ユーザーが生成したブランド コンテンツを 10 を超えるソーシャル ネットワークから (ハッシュタグ、位置情報などを介して) 1 か所に集めます。イベント、カンファレンス、マーケティング キャンペーンのソーシャル メディア フィードを集約、管理、表示でき、Web サイト、モバイル アプリ、スクリーン、イベント ウォールなどにブロードキャストする機能もあります。」
イベントファーム:「私たちは、カスタマイズされた招待状の送信、イベントの登録とチェックイン、さらにはチケットの販売に非常に役立つツールとして、しばらくの間 Event Farm と協力してきました。また、簡単な追跡とエンゲージメントも可能にします。」
Googleマップ:「道順というよりも、Google マップを使ってイベント会場周辺のあらゆる情報を把握します。イベントに参加する際は必ず知っていて、最寄りのホームセンター、スターバックス、キンコーズ、レストラン（そしてはい）の地図を作成します。 、時々バー）。
クレジット: デュポン サービス
2. コミュニケーションが鍵です
ワイス氏は、イベントを計画する際のコミュニケーションの活力を強調します。 「20 ページのメールや 3 時間の電話会議をする時間がある人はいないことは承知していますが、私たちは共有しすぎることを好みます。私たちの心の中では、十分なコミュニケーションは決してできないのです」とワイス氏は言います。全員が同じ認識を持っていることを確認するために MKG が使用しているいくつかの戦術について、ワイス氏は次のように述べています。デッキなど。」
ケイト・マイダーのイベントアカウントマネージャーですC3プレゼンツ、音楽フェスティバルを含む体験やイベントを作成および販売する会社オースティン市の境界そしてロラパルーザ-- どちらも毎年 200,000 人以上の人々を魅了します。 Mider 氏は、すべての可動部分間のコミュニケーションの重要性を強調します。 「クリエイティブ、マーケティングからチケット販売、運営に至るまで、すべての部門が同じ認識を持っていることを確認するために毎週ミーティングを行っています。イベントを制作する際には予期せぬことが常に起こりますが、事前に全員が十分にコミュニケーションをとっていれば、時間に余裕があり、計画も立てられているので、どんな状況にも適応して対処するのは簡単です」と彼女は言います。
3. 責任を負わせる
リチャード・アーロンの社長ですビズバッシュ、イベント/会議の専門家向けの業界メディア (印刷物とオンラインの両方)、見本市、および授賞式に特化したイベント業界向けのリソースです。同社自身の言葉によれば、BizBash は「洞察を提供し、最新のアイデアと戦略を共有し、イベント プランナーに不可欠なツールとリソースを提供し、コミュニティを育成することで、効果的な特別イベントや会議を活性化する」ことを目指しています。
BizBash はイベントのビジネスを行っているため、アーロンはイベントの計画に関して伝えられる知恵をたくさん持っています。アーロンは、所有権を指定する方法でイベントを構成することの重要性について述べています。 「ニューヨークの見本市には 6 つのゾーンがあり、担当者はそのゾーン内のすべて、つまりそのゾーン内のすべてのベンダー、そのゾーン内のスポンサーのすべての関係を所有する必要があります」とアーロン氏は言います。
4. ソーシャル レイヤーを組み込み、共有を促進する
クレジット: ブルック・レイモンド
ソーシャル共有に役立つ環境を作成するためのアーロンのお気に入りの方法の 1 つは、写真撮影アプリをインストールすることです。 「私たちはイベントで人々が写真を撮りたくなるようなものを提供しています…私たちは巨大な家具や、よじ登らなければならない巨大なラウンジチェアをレンタルしています。そして誰もがその椅子に座って写真を撮りたがります。」と彼は言います。 「あるいは、私たちは、ミケランジェロのダビデ像のレプリカを撮るなど、おかしなことをします。像をイチジクの葉と一緒にどこかに置き、誰もがそれで写真を撮りたがります。それがソーシャルメディアです。誰もがそれを吐き出し、私たちの活動を助けています」ブランドを作り、私たちにトレンドをもたらしてくれるのです。」
予算が心配ですか?どのような規模や予算であっても話題を生み出すことは可能です。 「人々が赤ちゃんに見え、そこに自分の顔を入れた切り抜き写真を作成するだけでも、ばかげているが記憶に残るものであり、創造性を発揮するのに大きなコストはかかりません」とアーロン氏は言います。
エミリー・ガネットの共同創設者兼社長IRL プロダクションズでは、最初から目立つようにして共有をシンプルにすることを推奨しています。インフルエンサーのディナー パーティーの企画から、効果的なストリート チームの結成、数日間にわたるイベントでのブランド プレゼンスの考案に至るまで、ガネットとチームは、非常に印象的で創造的な活動をいくつか成功させてきました。ガネット氏は言う、「含める」ツイッター招待状に含まれる他のソーシャル チャネルのハンドル、ハッシュタグ、情報。バーのメニュー、ブランドのカクテル ナプキン、写真ブースのプリントアウトにそれらを含めます。ゲストに共有方法、どこにいて何をしているのかを知らせてください。」
5. 予期せぬ事態を予想し、計画する
どんなに慎重に計画を立てても、何かがうまくいかない可能性は常にあります。予測不可能なことで有名な変数については、次のアドバイスを考慮してください。
会場温度：ガネット氏は気候制御の重要性について次のようにコメントしています。「会場を選ぶときは、必ず気温について尋ねてください。パーティースペースは、何百人もが中に入ると異なります。会場が非常に暑くなるかどうかを常に尋ね、暑くなる場合は追加でレンタルします。」扇風機とかエアコンとか。」
タイミング：ワイス氏は、イベントの構成要素に余裕を持って詰め込むことを推奨しています。「制作スケジュールを立てるときは、当日だけでなく成果物のプロセス全体を通して、常に時間のバッファーを組み込んでいます。」
天気：「肌寒くなる可能性がある屋外イベントに備えて暖房ランプを保留したり、非常に暑い日に備えて業務用エアコン（またはブランドの扇風機やスプレーボトルを大量に用意したり）を用意したり、「万が一に備えて」いくつかのブランドのゴルフ傘を注文したりすること雨が降った場合でも、細部まで配慮されているのは嬉しいですね」とワイス氏は言います。
予算：ワイス氏は緊急資金を用意しておくことを勧めている。 「原則として、私たちは常に予備費を予算に組み込んでいます」と彼女は言います。
6. 有意義なつながりを作り、人々を大切に扱う
クレジット: フラジンゴ
イベントを計画する際のアーロンの一番のヒントはシンプルです。それは、たとえ物事がうまくいかなかったとしても、人々を大切に扱うことです。
「私が一番に言わなければならないのは、単純な常識です。人には親切にしなさいということです。人に怒鳴りつけると、人は黙ってしまいます。それでは何も進みません。」と彼は言う。 「優しさをもって彼らを殺し、その人間関係をうまく機能させましょう。誰もが時間に飢え、気が散り、そのようなことは実際に起こります。ただそれを知って、人間性を保ってください。あなたは優しさで一日を勝ち取ります。あなたがあなたがいるとき、人々はあなたのために何でもしてくれるでしょう」彼らをよく扱ってください。」
マニーシュ・ゴヤル、MKGの創設者兼社長、そしてライブ・イン・ザ・グレイ、イベント自体の成功に関しては、本当のつながりを築くことの重要性を強調しています。 「衛生管理者からセレブ、そしてその間にいるすべての人に至るまで、つながりが非常に貴重であることを私たちは知っています」とゴヤルは言います。 「携帯電話にカーペット担当者、市の許可事務所、ケータリング業者の番号が入っているだけではありません。彼らが週末に何をしているのかを知ることができます。緊急の場合には、どの連絡先にも連絡できることを私たちは知っています。」これらの人々 (またはベンダー) が私たちと協力して問題を解決してくれるでしょう。」
