企業文化の中で、社内会議ほど広く嫌われ、嘲笑されている側面はほとんどありません。
ほとんどの従業員は、自分は退屈だと感じています。マネージャーは自分の無能さについて公然と不平を言います。会議で一番嫌なことは？通常、それらはさらに多くの会議につながります。
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データはこうした不満を裏付けているようだ。によると勉強ソフトウェア会社アトラシアンによると、従業員は毎月 31 時間を非生産的な会議に費やしています。
それでも、管理者は不必要な会議の開催を減らすことはできるが、この慣行がすぐに企業文化から消えることはないだろう。
なぜ？会議は、非難されているかもしれませんが、企業が協力し、コミュニケーションする方法の中心です。
「会議は嫌われますが、どの組織にとっても重要です」と彼は言います。レンチョーニでさえ、コンサルタントであり、著書出会いによる死: リーダーシップの寓話。 「会議には本質的に退屈で非生産的なものは何もありません。会議について私たちが知っているすべてをひっくり返すことができれば、つまり議題や礼儀を情熱と対立に置き換えることができれば、単調な仕事を有意義な競争上の優位性に変えることができます。」
ここでは、企業が予定している会議の数を削減し、残っている会議を活性化するための 6 つの方法を紹介します。
1. 会議のスケジュールから無駄を省く
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コンサルタントの血を沸かすフレーズがあるとすれば、それは「毎週のミーティング」です。なぜこうした更新会議がこれほど嫌われるのでしょうか?
ドリー・クラーク、マーケティング戦略コンサルタントおよび非常勤教授デューク大学の フークア ビジネス スクールは、会議に対する私たちの嫌悪感が高まっているのは、会議が存在することを正当化する理由がないことが多く、通常は概要メールで置き換えることができるという事実から来ていると述べています。
「継続的に行われる会議は、議題が曖昧で、自分がどれだけ頑張っているかを冷やかし、「たるんだ」ものになることがよくあります」と彼女は言います。 「会議は意思決定について行うべきであり、一般的な『先週やったことはこれだ』というおしゃべりではありません。」
クラーク氏は、上層部が必要と判断した会議については、会議を大幅に短縮することを推奨している。
「デフォルトの会議時間は、（ほとんどの企業で標準である）1 時間から 30 分、さらには 15 分に短縮する必要があります」と彼女は言います。 「これにより、実際に行われる会議がより効率的に行われるようになります」と彼女は言います。
2. 会議に出席するための費用を計算する
あなたの会社が毎週数十時間の労働時間を浪費する余裕がなくなった場合、または毎週の会議を重視する文化を元に戻したい場合は、予定された会議によってどれだけ生産性と収益が失われるかをより詳しく、より数値的に検討する必要があります。 。
オンライン アプリケーションやモバイル アプリケーションで利用できる会議費用計算ツールは、企業がこの費用を計算するのに役立ちます。出席者の数と平均給与を入力することで、管理者は会議の料金を知ることができ、そのデータを推定して会社の週次、月次、年間の会議費用を計算できる可能性があります。
ここでは、役立つ会議コストの計算ツールをいくつか紹介します。
オンライン：会議費用の計算ツール
3. 会議を役員室の外に持ち出す
クレジット: Office Now
従業員は（実際には全員が）長時間同じ場所に座ることを嫌います。その結果、彼らはイライラし、自分が貢献する番が来たときに音を外し、手探りしてしまうのです。こうした傾向は、会議で複数のアクションアイテムや決定事項が決定される場合に特に有害となる可能性があります。
危険が高まったら、会議を根こそぎにして、（天気がよければ）外に連れ出してみましょう。従業員は窮屈で落ち着かないと感じる代わりに、創造性を刺激する新鮮な空気の息吹に感謝するでしょう。
「実際に既成概念にとらわれずに行動することには、既成概念にとらわれない考え方につながる驚くべき点があります。」著者でありテクノロジー コンサルタントニロファー商人去年ある番組で言ったTEDトークウォーキングミーティングについて。 「自然であろうと運動そのものであろうと、それは確かに効果があります。」
ウォーキングミーティングは、以下のようなリーダーによって設立されました。オバマ大統領にスティーブ・ジョブズ、後者はかつて会談を行ったマーク・ザッカーバーグ散歩中に、ブルームバーグによると。。ザッカーバーグが後に最終決定したときFacebookがメッセージングサービスWhatsAppを買収する契約、彼はアプリの共同創設者であるジャン・コウムと広範囲に渡って歩き回った後にそうしました。
4. テクノロジーを活用して会議を順調に進める
ほとんどのビジネス会議は、現時点ではほぼ当然のことながら、まとまりがありません。遅刻する人も多く、メンバーがダイヤルインするのに永遠に時間がかかり、1 つのコメントが 30 分の余談になってしまうこともあります。
話が逸れてしまい、良い会議が方向転換してしまうことがよくあるため、会社ではソフトウェアを使用して、会話が順調に進むだけでなく、会議終了後にチームのアクションアイテムが明確に記載され、実行されるようにする必要があります。
ここでは、マネージャーが会議を計画し、議論を管理し、進捗状況を追跡するのに役立つ 2 つのプログラムを紹介します。
会議を減らす: Web ベースのプログラム LessMeeting -- モバイルおよびタブレット アプリケーションもあり、Google や Outlook のカレンダーと同期できる -- を使用すると、管理者は厳密な時間配分で詳細な会議の議題を作成して共有し、全員が予定通りに進めることができます。このソフトウェアには、メモを取るインターフェイスと、余談用に「駐車場」と呼ばれる別のスペースも含まれています。会議中に、LessMeeting を使用すると、マネージャーはアクション アイテムを割り当て、それに通知を添付できます。ミーティングの終了時にメモが参加者に配布され、チームは全体的な有効性スコアを受け取ります。
ウーバーカンファレンス: リモート会議の場合、UberConference を使用すると、企業はコンピューター、タブレット、スマートフォンのいずれかで通話を作成して制御できるため、スーパーバイザーは時間のかかる (そしてイライラする) ダイヤルを使わずにチーム メンバーやクライアントを追加および削除できます。プロセス中。ユーザーが特定のプロジェクトをハイライトしたい場合、他の通話参加者と画面を共有したり、内蔵の機能を介してドキュメントを送信したりできます。エバーノートおよびボックスプラグイン。 iPhone と Android のアプリがある UberConference は、通話を録音したり、今後の会議をスケジュールしたりすることもできます。
5. テクノロジーを活用してリモート従業員の同期を図る
米国ではオフィスの外で働く従業員の数が急速に増加しています。によると、テレワーク研究ネットワーク在宅勤務は 2005 年から 2009 年にかけて 61% 増加しました。ネットワークの推定では、2016 年までに 490 万人以上のアメリカ人が在宅勤務を行うことになります。
在宅勤務は従業員と従業員の両方にとって有益です。従業員がデスクから解放されたと感じると、より自由かつ創造的に考えることができるようになります。企業はその解放の恩恵を受けます。
ただし、在宅勤務にはマイナス面もあります。チームメンバーが国中、さらには世界中に散らばっている場合、チーム構築とコミュニケーションの管理はどちらも非常に困難です。全員を同じ認識にさせるだけでも、骨の折れる作業であり、時間の無駄になる可能性があります。
企業と従業員にとって在宅勤務の透明性と効果を高めるツールをご紹介します。
iMeet: 午後 12 時に会議がありますか?ビデオ会議と音声会議の両方を備えた iMeet を使用して、チーム全員を 1 か所に集めましょう。全員が順調に進むようにするには、ドキュメントを共有するか、プライベート チャットを開いてください。 iMeet では、チーム リーダーが会議の進行中に外部の関係者を呼び込むこともできます。メモを取ることで、マネージャーはトピックから逸れることなく、適切な余談を記録することができます。
ゾーホー: プロジェクト管理の大きな欠点は、従業員がチーム メンバーやマネージャーとのコミュニケーションを電子メールに依存することが多いことです。チーム全体がリモートで作業していて、すでに受信トレイが乱雑になっている場合、それは問題になる可能性があります。
チーム向けのプロジェクト管理ツールである Zoho は、電子メールでのやり取りを削減しようとしています。このソフトウェアを使用すると、プロジェクトごとにフィードを設定し、何が完了したか、何を完了する必要があるかに関するレポートを受け取ることができます。 Zohoでは、マネージャーがプロジェクトをより小さなタスクに分割し、進捗状況を追跡する機能も提供します。問題についてすぐに確認したり、ファイルを共有したりしたい場合は、Zoho のチャット機能を使用できます。
6. チームの目標を視覚化する
ソマン・リー、コペンハーゲンの W&O イベントの脚本家 クレジット: スクリベリア
プレゼンテーションに座って、資料に残っているスライドの数をうっかり眺めたことがない人はいないでしょうか? 「あと 50 個しか残っていない」とあなたはつぶやくかもしれません。
PowerPoint プレゼンテーションは 20 年前と同様に最先端で視覚的に挑発的でしたが、現在では、従業員を夢中にさせて寝かしつける傾向があります。さらに悪いことに、説明するはずの重要な概念が、ありきたりな言葉や陳腐なビジュアルを含むスライドによって曖昧になってしまうことがよくあります。
プレゼンテーションを活性化するにはどうすればよいですか?多くの大企業や組織 --IBMに世界経済フォーラム-- プレゼンテーションの論点と関連性を説明するために筆記者を連れてきました。
ロンドンを拠点とする 1 つの筆記会社私なら書きますは、そのグラフィックにより、企業顧客が自社の課題と目標、そしてその 2 つがどのように絡み合っているかを改めて見つめることができると述べています。
「視覚的なメモの壁により、複数のアイデアが同時に提示されます。会話の中で、これらのアイデアは数分から数時間離れていて、決して結びつかないかもしれません」と Scriberia 共同創設者は言いますダン・ポーター。 「同じ視覚空間に住んでいる場合、興味深いつながりが生まれ、既存のアイデアが集まって新しいアイデアが形成される可能性が高くなります。
「これは売り込みというよりも、貢献への誘いのように感じます」と彼は付け加えた。
