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もしかしたら、オフィス (または自宅) が停電したり、飛行機がキャンセルになったり、あるいはインフルエンザで寝込んでいるだけかもしれません。数日間仕事から離れていたのに、完全かつ完全な混乱としか言いようのない受信トレイが戻ってきたとします。
乗り越えられないほどの ToDo に直面したとき、(机の下に隠れることを考えた後)最初に取り組むのはおそらく最初の傾向です。しかし、もっと良いアプローチがあります。戦略的に取り組むことです。ここでは、軌道に戻るための 4 つのステップの計画を示します。
1. 評価と優先順位付け
メールは受け取った順に返信し、机の上の山の一番上にあるアイテムに対処したくなるのは、秩序正しく、何も見逃すことがないためです。しかし、時間が限られている場合には、緊急の問題にさらに注意を払う必要があります。
まず、すべてをざっと読みます。件名や送信者を理由に誰かからのメールを読み飛ばさないでください。少なくともすべてにざっと目を通しましょう。次に、メール内 (該当する場合は机上) にフォルダーを作成し、3 日後の日付のラベルを付けて、そこに待機できる可能性のあるものをすべてドラッグします。今日対処する必要があるすべての項目にフラグを立てます。今後 2 時間以内に対処する必要があることをメモしてください。いいえ、これによって実際に何かが軽減されるわけではありませんが、目に見えなくなるので、作業負荷がすでに軽減されます。
2. 合理的な期待を設定する
タイムラインを現実的に把握し、今日と明日の残り時間が何時間あるかを自問してください。今すぐやらなければならないタスクごとに、完了するまでにどれくらいの時間がかかるかだけでなく、現実的にどれくらいの時間をそれに費やせるかにも注目してください。次に、各項目にいつ取り組むかを計画する概要 (役立つ場合は 1 時間ごと) とともに、ToDo リストを作成します。
野心的にオーバーコミットし、徹夜して翌日疲れ果てるよりも、自分の時間を正直に考え、完了する仕事を少なくする方が良いです。なぜなら、明日も最高の試合に出場する必要があるからです。
3. 上司とコミュニケーションをとる
行動計画を立てたら、どのプロジェクトを緊急のバケットに入れ、どのプロジェクトに戻そうとしているかを概説した簡単なメモを上司に送ります。こうすることで、必要に応じて軌道修正することができます。
さらに、これを行うことで、管理が向上します。これで、あなたの上司はあなたが忙殺されていることを知っています（つまり、おしゃべりが大好きなクライアントがあなたがどこにいるかを尋ねたとき、彼女はあなたが会議中であると彼女に伝えることができます）。そして彼女は、あなたが自分の仕事に対して計画的なアプローチを取っており、すべてがすぐに完了するわけではないものの、物事をコントロールできることを知っています。
4. 他の人は後回しにする
直観に反しているように聞こえますが、クレイジーな To Do リストに取り組み始める前に、まず 45 分間時間を確保して、今日手伝うことができないことを全員にメールで送信します。各人に 2 行の電子メールを送信します。「X 様、近況報告中なので、今日はプロジェクト ABC について調べることができませんが、来週初めにご連絡します。」
これにはいくつかの理由があり、効果的です。まず、罪悪感を感じずに、その日の残りの時間、差し迫ったプロジェクトに取り組むことができます。さらに、人々はあなたが電子メールを受信したことを知ることになります（そして、受信を確認するために電子メールを送信したり電話をかけ続けたりすることはなくなります。気が散るのです！）。おまけ: 連絡が取れない人たちとコミュニケーションをとると、彼らは自分の中に閉じ込められているように感じられ、何か他のことについてあなたにメールを送ってくるまでに数日かかることさえあるでしょう。
自分に過失がない場合でも、私たちは皆、遅れてしまうことがあります。座って計画を立てると 1 日の別の時間が費やされてしまうため、ただ仕事を始めたくなる誘惑にかられます。しかし、時間をかけて実際にやるべきことの山から抜け出す方法を計画することで、軌道に戻るのに大きな違いが生まれます。