これらの合理化されたアプリとツールを使用して事務処理と電子メールを削減します

電子メールの添付ファイルから PDF をダウンロードする必要があった場合は、それを MS Word ドキュメントに変換し、情報の半分を Excel にエクスポートしてから、同じ情報の 3 つの異なる形式を 6 人の異なるチーム メンバーに (わずかに異なるバリエーションで) 送信します。もちろん)、職場の効率性と機敏なテクノロジの欠如がどれほど腹立たしいものであるかはご存知でしょう。

電子メール、人事方針、事務処理、会議、ブレーンストーミング、その他多数の官僚的プロセスに関して無駄を省くことは、従業員のストレス レベルを軽減するための重要な部分です。組織化されていない、または非効率な会社の慣行が大きな時間の無駄であることは言うまでもありません。 （そして、賢明な経営者は、「時は金なり」という格言が真実であることを知っています）。

[slug="5 年後の労働力" も参照]

中小企業から中堅企業、そして確立された大企業に至るまで、組織内のあらゆるノイズを管理することは、でこぼこで頭の痛い道となる可能性があります。ありがたいことに、ビジネスの運営と管理の煩雑な側面の一部を合理化するために利用できる、非常に便利なプラットフォーム、アプリ、オンライン サービスが数多く存在します。以下に、今日市場で最も人気があり、最も役立つリソースのいくつかを、専門家からのヒントとともに概説します。

職場の効率を最大化するためのプラットフォーム

以下のプラットフォーム、アプリ、システム、実践方法は、受信箱の混乱を減らし、不必要な会議を排除し、州、タイムゾーン、海を越えてチームメンバーを結び付けるのに役立ちます。

従業員の満足度と職場の効率性は密接に関連しています。場所、ハードウェア、または時間枠に関係なく、従業員がコミュニケーションし、共同作業し、関心のある情報にアクセスすることが容易であればあるほど、フラストレーションの発生が少なくなり、生産性と満足度が高まります。彼らはそうなるだろう。さらに、効率的な職場では、創造性がより効果的に育まれ、リラックスした協力的な環境が得られます。

Googleアプリ: Google が提供するのは、広範な無料ツールスイート企業はこれを活用して、効率を最大化し、コミュニケーションを改善し、会議やプレゼンテーションを合理化できます。Googleドライブ(Google フォーム、スプレッドシート、スライド、フォームと同様に) ドキュメントやスプレッドシートの作成、共有、保存を簡単に行うことができます。Googleカレンダーチームメンバー間および代理店間でスケジュールをシームレスに同期します。そのため、「月次レポート v6.doc」のようなファイル名を持つ添付ファイルを行き来する必要はもうありません。

「当社の社内ビジネス ツールのほとんどは高度にカスタマイズされた Google スプレッドシートであり、リアルタイムのコラボレーションと更新が可能です」と氏は言います。ダレン・デイビッドのCEO兼創設者刺激、スマート空間デザイン会社。 「私たちは、全社的なリソースの調達から、機能のバーンダウンの追跡まで、あらゆる用途にこれらを使用しています。」

Googleハングアウトは、リモートまたは地理的に異なる場所で働くチーム メンバーを結び付けるのに役立つもう 1 つのツールです。 「Google ハングアウトは私たちのデザインチームを助けてくれました」と氏は言います。マット・ポロック、デジタル制作ディレクターイノシアン、総合広告代理店です。 「誰かがその部屋にいることができない場合、[会議のリーダー]は文字通り複数のモバイルデバイスを『作戦室』の壁にピンで固定し、マルチアングルのビューを提供します。」

つまり: 人事に関するあらゆることについて、つまりは比較的新しいプラットフォームで、成長するビジネスを管理する際の悩みを大幅に軽減します。 Namely は、メディア、テクノロジー、プロフェッショナル サービス、コマースの企業に焦点を当て、人事関連のすべてのタスクを 1 つのアクセスしやすい最新のシステムに統合しています。給与、福利厚生、業績管理を官僚的な悪夢にする必要はもうありません。従業員が関心を持っている事項 (福利厚生、有給休暇など) に関する情報に簡単にアクセスして確認できるようになると、従業員の満足度と定着率が向上します。

アトラシアン/JIRA/Confluence: のアトラシアンなどのプラットフォームを含む製品スイートジラ、問題およびプロジェクト追跡ソフトウェア、および合流、チームコラボレーションのためのツールは、多くの可動部分を伴うプロジェクトを扱う企業にとって非常に役立ちます。

「Confluence は、プロジェクトの技術ドキュメントや製品ドキュメントの多くのハブとして機能します」と氏は言います。エイプリル・アヤラ、技術制作担当エグゼクティブディレクターキルシェンバウム・ボンド・セネカル＋パートナーズ、ニューヨークに本拠を置くマーケティングおよび広告代理店。 「私たちはこれをナレッジ ベースとしても使用しています。これは、アイデアやプロセスを常に更新し、チーム全体で共有できるため、素晴らしいことです。JIRA を使用すると、『チケットを入手しなければ、それは起こらなかった』という信念の下で運用されているため、すべてが追跡され、優先順位は明確です。」アヤラもおすすめヒップチャット、もう 1 つのアトラシアン製品で、チームがよりカジュアルな方法でコミュニケーションできるようにします。 「こうした会話では、GIF や絵文字が一般的であり、推奨されています」と彼女は言います。

アーサナ: 100 スレッドの電子メール チェーンを使用すると、最も平静な従業員でも髪の毛を抜きたくなる可能性があることは周知の事実です。 「メールいらずのチームワーク」をキャッチフレーズに、アーサナタスクと会話の組み合わせが簡単になり、恐ろしいステータス更新の必要がなくなります。このプラットフォームは慣れるまでに少し時間がかかるかもしれませんが、チーム間のコラボレーションを管理し、明確な責任を生み出すための効率的な方法です。

専用社内イントラネット: より効果的にコミュニケーションを図るために、企業専用の「中枢神経系」を作成することは、一部の企業が効率を最大化するために使用する戦術です。ゾックドック人気のオンラインおよびモバイル医療スケジューリング サービスである、Pulse と呼ばれるそのようなシステムが最近実装されました。この組織は、Pulse ホームページに企業プレス、更新情報、お知らせなどを掲載し、チーム メンバーが特定のドキュメントや情報を簡単に見つけられるように統合検索バーを組み込んでいます。さらに、プラットフォームには、チーム ディレクトリ、社内求人掲示板、会社ポリシーなどの一般的なリソースが収容されています。 「これにより、全社的な電子メールの量が削減され、全員の受信トレイの乱雑さが軽減され、必要な情報を見つけるための 1 つの中心的な場所が提供されました」と氏は言います。ジェシカ・アプトマン、同社のコミュニケーションディレクター。

トレロ: 考えるトレロポストイットウォールの21世紀版として。この便利なプラットフォームは、チーム内およびチーム間のタスク管理に最適です。「誰々がもうこれこれに到達したかどうか知っていますか?」と電子メールを開始したり、Gchat を送信したりする必要はもうありません。このプラットフォームはユーザーフレンドリーで視覚的であり、最初から最後までタスクの全範囲を一目で把握するのに特に役立ちます。そして何よりも無料です。

ベースキャンプ: コラボレーション、プロジェクト管理、効率的なコミュニケーションのためのもう 1 つの非常に人気のあるプラットフォーム、ベースキャンプフリーランサーから大企業まで誰にとっても便利なツールです。 「私たちは、ステータスや主要なマイルストーンを伝達し、主要な成果物について話し合うための社内ツールおよびクライアント向けツールとして Basecamp を使用しています」とアヤラ氏は言います。組織は明らかにこのプラットフォームが有用であると感じています。昨年だけでも、285,000 社以上の企業がこのサービスを利用して 200 万件以上のプロジェクトを完了しました。

従業員満足度のベストプラクティス

企業が効率を向上させるために使用できるさまざまなソフトウェアに加えて、職場での従業員の満足度を最大化するための一般的なベスト プラクティスに関する貴重なアドバイスを提供するいくつかのヒントを以下にクラウドソーシングしました。

1. コラボレーションが鍵

「Kettle では、常に新しいツールを試しています。チームが採用したツールはそのまま使用されます。私たちにとって効率とは、コミュニケーションと明確さがすべてです。そのため、毎週月曜朝の代理店会議から毎日のプロジェクト スクラム、さまざまなデジタル ツールまで、すべてが重要です。」ツールを活用するには、調整とコラボレーションがすべてです。」

--ローレン・ダイアモンド・クシュナー、パートナー兼エグゼクティブプロデューサーケトル

2. できるだけ多くのプラットフォームを統合する

「JIRA、HipChat、GitHub、Jenkins 間に設定した統合は透明性とコミュニケーションに役立ち、不必要な会議を削減し、ライブでの会話を合理化することができました。これらのツールに接続することで、チームの誰もが理解できるようになります。これらのツールを併用することで、問題が解決されたときにリアルタイムで確認できるようになり、定期的なフォローアップや会議の必要性が減り、スループットを最大化することができました。」

-- April アヤラ、キルシェンバウム Bond Senecal + Partners

3. 保守と更新

「適切なツールを見つけたら、組織がそれをどのように使用するかについての一般的なルールを特定し、従業員をトレーニングし、必要に応じて調整します。全員が同意した方法で使用しないと、非常に騒がしくなり始める可能性があります。そうなると、ツールがもたらす利点が減少し始める可能性があります。ツールの使用方法に関するプロセスの維持と更新には、少しの整理と多少の苦労が必要になります。」

-- April アヤラ、キルシェンバウム Bond Senecal + Partners

4. あの厄介なブレインストーミングについて...

「私たちは、いわゆる「継続的なコラボレーション」のために全社を結集したいと考えているため、遠隔地にまたがってブレインストーミングを行うことにいつも苦労してきました。境界線をなくすために、人々が文脈やアイデアを手にして会議に臨めるように、事前に問題点やクリエイティブな概要を共有し、どんなに突飛なアイデアであってもすべてのアイデアが保存され、共有されるように筆記者を指名します。最高のアイデアの中には、種が発芽し始めた後に、思いがけない役割を担っている人々から生まれるものもあります。」

-- ダレン・デイビッド、覚せい剤

5. 昔ながらの対面でのやり取りを忘れないでください

「最も効率的なツールは足と口です。私たちは、人々がチームメンバーのところに歩いて行き、会話することを奨励します。近接することが効率的であるため、プロジェクトチームを同じ場所に配置します。彼らに「作戦室」を与え、彼らが明確に理解していることを確認してください目標、ワークフロー、スケジュールを明確にし、プロジェクト文化と手短なコミュニケーションを育み、電子メールを減らし、指差しをすることをなくします。」

-- マット・ポロック、イノシアン

6. 自社製品を活用する

「分散型企業である当社の効率性の多くは、GitHub。これは私たちが協力する方法の中核であり、リアルタイムのコミュニケーションが必要な場合はチャット ルームと組み合わせます。当社には優れたカスタマー サポート アプリがあり、その秘密は誰もがアクセスできるため、問題やバグを迅速に発見できることです。私たちは、チャット ルームを自動化するフレンドリーなロボット、Hubot を構築しました。私たちは彼を利用して、サイトを展開し、タスクを自動化し、通知し、危険を警告し、瞬間を表現する GIF を見つける必要があるときに画像検索を実行します。私たちは彼が非常に役に立つと判断したので、彼をオープンソース化しました。独自のロボットをインストールして、彼に実行してほしいことをカスタマイズしたスクリプトを書くことができます。」

--ソーニャ・グリーン、オフィス副社長、GitHub

7. 重要な会話を記録しておくこと

「分散したチームの場合、すべての重要な議論や決定には URL が必要です。当社の約 60% がリモートで働いているため、タイムゾーンに関係なくシームレスに共同作業する方法を確立することが重要です。これは重要な記録を残すことを意味します。会話 (テキスト、コード、ビデオなど) を全員が確認して投稿できるようにすることで、全員の参加を維持しながら不必要な会議を削減できることがわかりました。」

-- ソーニャ グリーン、GitHub