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チームワークとコラボレーションを可能にするために企業が利用できる最高の Web ツールの 1 つは Wiki です。作業の流れを維持することについて、書き込むか書き直す必要がある内容が表示されたときに「このページを編集」をクリックすること以上に意味のあるものはほとんどありません。 Wiki は 90 年代から存在していましたが、ビジネスコラボレーションの可能性により、ここ数年でビジネス界での人気が高まっています。
Wiki を使用すると、プロジェクトの展開に応じてプロジェクト ドキュメントが有機的に成長しますが、他のツールと同様に、最大限に活用するには正しい方法で使用する必要があります。チームのツールキットで Wiki を初めて使用することを考えている場合は、いくつかの点に留意しておくと、Wiki の方法がプロジェクト ドキュメントにもたらす変更につまずくことなく、全員が立ち上げて実行できるようになります。
文化の変化
Wiki を使用することは、新しいソフトウェアを学ぶことだけではなく、一般的な問題に対処するまったく新しい方法を学ぶことでもあります。 Wiki をチームで機能させるには、文化の変革が必要になる場合があります。 Wiki がどのように機能するかを説明することは重要ですが、同様に重要なのは、Wiki が何のためにあるのかを人々に理解し、必要に応じて書き込みや再書き込みを行う許可があることを確認することです。以前に文書化が別の方法で行われていた（またはまったく行われていなかった）状況では、明確なゴーサインがなければ参加することをためらう可能性があります。
Wiki のシード
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チームを新しい Wiki に解放する前に、コンテンツを準備してください。 Wiki にいくつかのスターター ページといくつかの見出しをシードして、それらのページの構造を提案することは、新しい空白のページを見てすぐに始めることに慣れていない人々にとって大きな助けとなります。これらのスターター ページの作成をスピードアップするだけでなく、一貫した構造で新しいページが作成されるようになります。
フィードバックを取得する
チームがプロセスの一部として Wiki を使用することに慣れてきたら、変更がどのように機能しているかを確認するポイントとして Wiki 自体を使用できます。これを行うための優れた方法は、プロジェクトのニーズに合わせて Wiki を機能させるためのフィードバックやアイデアを収集するために特別に設計されたページを追加することです。
重要なフィードバックをオープンかつ協力的な方法で収集できるだけでなく、レビュー ページ自体を使用することで、共有知識の源としての Wiki の価値を高めることができます。あなたの Wiki は、プロジェクトの詳細を収集する場所としてだけでなく、あなたとあなたのチームがどのように働いているかについての洞察も提供します。
Wiki の注意事項に注意してください
あなたのチームは、プロジェクトに関する知識の一部またはすべてを整理するためにこれまで使用していた別のツールを廃止する可能性があります。そのため、チーム メンバーは、新しい Wiki ソフトウェアとそれに伴う文化の変化を学ぶことに加えて、プロジェクトがどのように文書化され、情報が整理されるかについて、すでに知っていることを忘れる必要もあります。
新しい習慣を形成しようとしているときに、古い習慣に戻ってしまうのは人間の性質です。コンテンツを外交的に Wiki にリダイレクトできる Wiki チャンピオンが必要です。ウィキを警戒する人々がこの種の移行中に頼りにするチャネルは電子メールであることが多く、受信者リストに知識を閉じ込めるのに最も危険なチャネルです。導入段階では、チーム メンバーから長期的かつ効果的な賛同を得るために、誤った電子メールは対処される前に Wiki に送られるようにすることが重要です。
新しい Wiki の使用についてチームをさらに興奮させる 1 つの方法は、Wiki の使用を競争のようなものにすることです。たとえば、チームの参加に報酬を与えるオンラインの「信用」システムを実装できます。SocialRewarding 拡張機能MediaWiki によって提供されます。 Wiki の使用に対してポイントを提供すると、チームは古い習慣に頼るのではなく、Wiki を使用する動機がさらに高まります。
ユーザーコミュニティへの Wiki の適用
これまで、開発プロジェクトの内部で Wiki を使用することについて話してきましたが、適切な種類のユーザー コミュニティでも Wiki を使用することは魅力的です。顧客が Web ベースのコミュニケーション テクノロジに慣れている場合は、スターター コンテンツを適切に盛り込んだコミュニティ Wiki を追加すると、製品のすべてを紹介する独自の洞察、ヒント、テクニックをドキュメントに記入することで、顧客が互いに助け合う方法を提供できます。正直に有能です。これはテクニカル ライティング チームを激怒させたり、怖がらせたりするかもしれませんが、気にしないでください。
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ユーザーが作成したドキュメント用の Wiki の例はたくさんありますが、特に堅牢なものをいくつか挙げます。Blender 用の広範な Wiki、グラフィック アニメーションおよびビデオ制作プログラム、およびReactOS のウィキ、Windows NT をベースにしたオープンソース オペレーティング システム。
事実だけを
ほぼすべての Wiki は、高度なページやテキストの書式設定を省略し、その代わりにドキュメントに対する「事実だけを伝える」アプローチを採用しており、実際には新鮮です。ナンセンスなスタイルを欠点だと考える人もいますが、それは実際には強みにもなり得ます。コンテンツのフォーマットに時間を費やすことができなくなると、コンテンツには基本的なフォーマット以上のものが必要であるという感覚がなくなります。フォーマットに時間を費やしていない人は、単に書いて先に進むことに時間を費やす可能性が高くなります。
適切な Wiki を選択する
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プロジェクトを調整するために Wiki を試す準備ができたら、2 つのことから始めたいと思います。Wiki を使用するための一連の小さな目標と、作業するチームのタイプに合った Wiki の選択です。初期のターゲットについては、Adoptation Curve ブログで提供されていますいくつかの素晴らしい提案: 議事録、議題の計画、ブレーンストーミングはすべて Wiki にとって自然なアクティビティであり、この形式に慣れていない人にとってもすぐに始めることができます。
プロジェクト用の Wiki ソフトウェアを決定する際には、膨大な数のさまざまなオプションから選択できます。それぞれが異なる機能と利点を提供します。ウィキペディアでは、Wiki ソフトウェアの大きなリスト, それはあなたが Wiki の世界に慣れるのに役立つかもしれません。しかし、もっと役立つかもしれないのは、ウィキマトリックスこのサイトでは、Wiki ソフトウェアの機能を並べて比較できます。 Mashable は、過去 1 年間に利用可能な Wiki ソフトウェアの 2 つの大規模なまとめも公開しました。独自の Wiki を始めるための 30 以上のソリューションそして100 以上の Wiki ツールとリソース。
Wiki の使用が自分に適しているかどうかを評価するときは、多くの場合、最良のツールは 1 つの大きなステップでメリットをもたらすのではなく、日々の多くの小さなステップで節約が得られることに留意してください。 Wiki は間違いなくそのカテゴリーに属します。チーム メンバーに変化を受け入れてもらうのは難しいかもしれませんが、Wiki のやり方のメリットを振り返って比較検討するときには、ほぼ確実に結果がそれを物語ります。
世の中には非常に多くの Wiki ソリューションがあり、それらを使用するさまざまな方法があります。どれがお気に入りですか？あなたの会社ではWikiをどのように活用していますか?以下のコメント欄でお知らせください。
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