生産性を習得することは、私たちにとってさえ困難です。結局のところ、1 日の時間は限られており、運動したり、メールに返信したり、仕事を終わらせたり、睡眠をとったりすることは、その時間枠内にうまく収まらないように思えます。しかし、言い訳はさておき、与えられた 24 時間を最大限に活用することは実行可能であるだけでなく、それを一貫して実行できた人が集団の中で最も成功することがよくあります。
ただし、一貫した生産性を実現するには、意欲、根性、決意、そして多大な集中力が必要です。さらに、他の習慣と同様、学習した行動を完璧にするには経験が鍵となります。
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最近、時間管理の専門知識を探しているとき、そのスキルの短期集中コースを受けているのは創業者や起業家です。これら 6 人の創設者は、何が機能し、何が機能しないのか、最も組織化されたカレンダーが重なった場合でも、どのように回復するかを学びました。
1. 優先順位を守る
創業者は、さまざまなアイデア、プロジェクト、新しい取り組みを求めて多くの引っ張り合いに直面しますが、特に 1 日のうちにすべてに真正面から取り組むことができるわけではありません。創設者全員は、達成したいタスクまたは達成する必要があるタスクに優先順位を付け、「やり遂げる」精神を実践することから毎日を始めることが重要であることに同意しました。
「『一度触れてみて』と試してみてください」と共同創設者のチェイス・ジャービス氏は語った。クリエイティブライブ、世界最大のライブビデオ教育会社。 「To Do アイテムを手に取ったら、最初に触ったときに処理、分類、または経路指定を行います。何かに複数回「触れる」ことは避けてください。
必要な情報をすべて電子メールで取得したり、委任する相手に送信したりするには、細心の注意を払う必要がありますが、一度完了すると、そのタスクから離れて別のことに集中することができます。シャヤン・ザデ氏、共同創設者兼最高経営責任者（CEO）ズースクは、オンライン デートおよびソーシャル ネットワーキング アプリであり、この非常に焦点を絞った戦術を電子メールや委任だけでなく実行しています。代わりに、彼はこれを優先順位を絞り込み、高品質の仕事成果を維持するために使用しています。
「一日の初めに、より多くの活動を完了させたり、平凡な仕事をしたりするのではなく、全集中を注ぎたいタスクを 1 ～ 2 つ選択します。通常、どの日でも、自分のタスクに優先順位を付けます。影響に基づいてリストを作成し、最も差し迫った困難な作業から最初に取り組みます。
「受信箱ゼロ」という目標を設定することは、量ではなく成果物の質が低下するため、CEO として設定する目標としては間違っています。より多くの項目を削除するために短くて簡単なタスクに取り組むのではなく、ビジネスに最も大きな影響を与えることを最初に実行するために、常に優先リストを再編成しています。」
2. 自分のやり方で仕事をする
私たちは誰しも自然なエネルギーの高低を持っており、それがいつ最もよく働くかを決めることがよくあります。ジャービスのように、「朝は神聖な時間だ」という人もいる。夜遅くまで働く方が効率が良い人もいます。いずれにせよ、やるべきことがたくさんあるとき、最大かつ最も困難なタスクを達成するには、いつどのようにして生産性が最も高まるかを把握することが不可欠です。
「毎日のエネルギーの満ち引きを知り、それを目の前のタスクにできるだけ近づけるのに役立ちます」と、共同創設者兼 CEO の David Klein 氏は言います。コモンボンド、学生の借り手と卒業生の投資家を結び付け、学生のローン費用を節約するプラットフォームです。 「たとえば、朝は「何かをする」というエネルギーがたくさんあります。理想的には、午後は仕事をするのに数時間かかるので、「管理」に多くのエネルギーを費やし、1 対 1 の更新の多くは午後に行います。 「考える」ことに多くのエネルギーが注がれています。この時期には多くの戦略的な議論が行われます。」
また、スケジュールを自分やチームに逆らうのではなく、協力して進める方法を見つけるときは、必ず経験に基づいてください。アダム・ルイス、創業者兼最高経営責任者（CEO）履歴書を革新するたとえば、業界をリードする人材獲得ソフトウェアおよびサービスのプロバイダーである同社は、その日中に発生する他の差し迫った問題のために、午後のチーム会議を延期したり、スケジュールを変更したり、完全にスキップしたりする必要があることがよくあることに気づきました。彼の解決策は？チームが追い出されるリスクを軽減するために、朝一番にチームミーティングを開催します。そして、チームの会議に確実に参加することは、これらの創業者にとって生産性プロトコルのリストの上位にランクされています。
「私は、定例会議を午前と午後に行うことを好みます。そうすることで、毎日の真ん中に、予定外の潜在的な問題や直前の緊急の会議要請に対処するための空き時間を確保しています」と Zadeh 氏は言います。 「人々ができるだけ早く意思決定できるよう、私がサポートできるようにしたいと思っています。従業員のチーム全体が重要なプロジェクトを進めるのを妨げることは、コストのかかる問題ですが、このように 1 日を構成することで、ほとんど防ぐことができます」 。」
3. テクノロジーの活用
幸いなことに、生産性を向上させるための道は、一人で歩まなければならないものではありません。使用するすべてのデジタル プラットフォームを整理するために利用できるアプリが多数あります。これらの創設者の中で、傑出した人物が 2 人いました。エバーノートそしてGoogleアプリ。
「個人的にも仕事的にも、Google Apps が私の生活の原動力となっています。これまで試した整理ツールはたくさんありますが、私にとって Google Apps の方がはるかにシンプルで効果的であることがわかりました」と Zadeh 氏は言います。
そして、Evernote ファンのために、ルイス氏は、他の何よりもこのソフトウェアを使用する主な理由として、アプリの機能と複数のデバイス間での簡単な移行を強調し、「私は Evernote が大好きで、デスクトップ、iPad、携帯電話に入れているので、いつでもチェックできます」と述べました。日中仕事をしているかどうか。」
ベン・ハインドマン氏、共同創業者兼CEOスプラッシュは、ユーザーがイベントを管理し、ゲストと共有するための簡単な方法を提供するイベント計画プラットフォームです。基調は彼の頼りになる技術です。
「私は Keynote マニアです。これは私の秘密兵器です。これを使ってワイヤーフレームを作成し、開発プロセスを促進したり、チームのプロジェクト管理に使ったりしています」と彼は言います。 「毎週日曜日に、私はチームのために、その週、月、または四半期にやるべきことをまとめた『インフォグラフィック』を作成します。私は写真と色を使用し、チームが読んだり印刷したりできるように説得力のあるものにしています。同じ方向に進むと最も速くなり、地点 A から地点 B に到達する最速の方法は、直線のタイムラインです。」
もちろん、生産性向上の手段としてアプリに依存することは罠になる可能性もあります。アプリは優先順位に集中して実行を開始するときに役立ちますが、実際の作業を行うことはできません。
「有効性と効率性は、テクノロジー自体と同じくらい、あるいはそれ以上に、テクノロジーを使用する人間と関係があります」とクライン氏は言います。 「一日の仕事やタスクを順調に進めるために特別なアプリを使用するかもしれませんが、仕事に緊急性を感じていない場合や、短期間で山を動かすことに専念していない場合、またはアプリを持っていない場合は、仕事への賢いアプローチや、解決している問題の構造化には、まったく意味がありません。
テクノロジーは、それによって私たちができることを可能にしてくれるという点で素晴らしいものです。ユーザーは、テクノロジーの力を活用するために、特定の方法でテクノロジーにアプローチするだけで十分です。」
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4. 代表者
委任は、リーダーシップを成功させるだけでなく、企業の実際の成功にとっても重要な要素です。一人の人が完全にすべてを成し遂げることは不可能です。これは会社内だけでなく、人生においても同様です。自分の得意なことを見つけて時間を最適化し、チームの他のメンバーや生活分野に必要なタスクを委任すると、生産性が向上します。
「仕事が多すぎると感じたら、特定の分野で自分よりも意思決定を下す能力が高い人に必ず委任してください」とザデ氏は言います。 「効果的かつ効率的なリーダーになるには、委任が鍵となります。」
委任も組織化の鍵であることがわかりました。ルイスにとって、委任のおかげで、誤ってスケジュールを超過したカレンダーが失望につながることはありません。
「会議で自分を代表してくれる人がチームにいることを確認してください。安心して委任できるようにしてください。それが非常に重要です。」
5. 現実的になる
ほとんどの創業者にとって、仕事は人生そのものですが、それは家族、健康、そして単なる正気を含むすべての領域のバランスを追求していないという意味ではありません。
「何かに100%集中して働ける時間には限界があるし、睡眠不足や休憩を取らずに仕事に支障が出始める時間にも限界がある」と創業者のルイス・サンツ氏は言う。オラピック、ビジュアルコマースプラットフォーム。 「たとえ緊急にやるべきことがたくさんあるように見えても、必ず休息をとり、ネットワークを切り離す時間を見つけてください。」
もちろん、人生の他のことと同じように、生産性の習慣を身につけるには時間と献身が必要です。やる気がなければ、成果は見られません。一貫した生産性を追求するために毎日献身的に取り組むこと以外に、一貫した生産性を実現するための秘訣や近道はありません。
「私の謙虚な意見では、『もっと自制心を持ちなさい』という考えは希望的観測であり、暗中模索です」とジャービス氏は言う。 「ダイエットと同じように、どのような生産性システムも、それを実行できるかどうかによって決まります。効率を高めるためにライフスタイルを変えることに集中してください。」
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