HOW TO: 従業員にソーシャル メディア ポリシーを理解してもらう

より多くの企業がソーシャル化し、導入当初の興奮を乗り越えるにつれて、ソーシャル メディア戦略の実行の核心部分に取り組む必要があります。それには、文化的な調整、トレーニング、そして組織の必要な部分が参加できるようにするための強固なプロセスの構築が含まれます。真に社会的な組織は、内部的にも外部的にも活発です。ここで事態は複雑になります。

企業の PR における重大な失敗について考えるとき、私たちは次のような企業による失敗を思い浮かべます。不注意な従業員インターンはブランドアカウントからツイートしています。解決策は明らかです。ブランドの声を信頼できない人をブランド アカウントに登録しないでください。しかし、従業員が自分のアカウントからコミュニケーションを行う場合はどうでしょうか?ここでの解決策はもう少し微妙です。なぜなら、2 つの相反する衝動が作用しているからです。

「これは私のアカウントです！なぜ誰も私の言うことを気にしないのですか？言論の自由だ！」特に組織内の顧客対応部門に属していない場合は、誰もがこのように感じるのは当然です。

従業員の個人アカウントは会社の顔です。特に、従業員が略歴で雇用主を特定したり、仕事関連の情報を共有したり、仕事に就いている場合はそうです。ツイッター会社に関連するリスト。

人々が公私生活を調和できるよう支援するのは簡単な仕事ではありません。すべてはトレーニング、継続的な指導、ガイドラインとベストプラクティスの確立にかかっています。自己表現や対話を抑圧する横暴なルールを設けずにコンプライアンスを確保するのは、ひいき目に見ても気が遠くなるかもしれません。

ソーシャル メディア ポリシーへの賛同を確実にする最善の方法は、懲戒処分の脅しによってではありません。むしろ、教育とリソースを提供し、適切なプロセスを構築することによって実現されます。ポリシーを作成するときは、何が重大な違反であり、その結果がどのようなものかを明確に理解してください。ソーシャルメディアポリシーを正しい軌道に乗せるためのヒントをいくつか紹介します。

ヒントとアドバイス

理解する。他のことをする前に、時間をかけて社内文化とソーシャル ツールを使用した従業員の施設を理解する必要があります。組織の目標を理解し、ソーシャル メディアへの関与の目標をそれにマッピングします。

教育する。ほとんどの人は教育を受けていないために倒れます。一回の研修では「教育」とは言えません。継続的なワークショップに参加し、会話を広げてください。

会話を延長する。人々があなたを見つけて質問できるスペースを必ず作成してください。内部ブログ、Wiki、または内部ディスカッション グループにすることができます。

力を与える。ポリシーの「してはいけないこと」よりも「すべきこと」を強調します。ガバナンスにおける前向きな行動に焦点を当てて議論するようにしてください。自分のキャリアと会社を前進させるために人々に何をしてもらいたいですか?

しっかりしたプロセスを作成する。これは最も時間がかかる部分なので、最初の試行でうまくいかなくても落胆しないでください。たとえば、複数の営業アカウントから 1 人の担当者に返信することなく、営業チームがソーシャル メディアを適切にカバーできるようにするにはどうすればよいでしょうか?システムはどのように相互に通信するのでしょうか?組織のあらゆる部分が参加していることを確認してください。情報を共有し、それを中心にコラボレーションする方法を見つけてください。

「WIIFM」を視聴してください。人々は常に「自分にとって何が役立つのか」を知りたがります。適切なソーシャルメディアトレーニングが従業員の個々のキャリアにどのように役立つかについて必ず取り上げてください。たとえば、営業担当者と話すときは、Twitter が潜在顧客の発見から販売後までの営業プロセスを強化し、成功するために必要なツールをチームに提供できることを認識してください。

問題に積極的かつ丁寧に対処する。うまくいかないこともあるでしょう。問題のあるツイートやブログのコメントをプライベートで丁寧に指摘することをお勧めします。ほとんどの人は、たとえ間違いを犯しても、正しいことをしたいと考えています。組織の問題領域を特定し、それに関する追加のガイダンスを作成します。

社内ソーシャルにも対応する。ガバナンスが社内のコラボレーション グループやネットワークにも及ぶようにしてください。私の会社では、ネットワーク内での動作の「すべきこと」と「してはいけないこと」をまとめた使用ポリシーを作成するよう顧客にアドバイスしています。たとえば、これらの行動の 1 つは、プライベートなディスカッションを公開フォーラムに再投稿しないことです。

「これらの考えは私自身のものです。」たとえ空間や会社について話すときであっても、ブランドではなく自分自身について話すように人々を奨励します。公式広報担当者だけでなく従業員もブランドのドキュメントや Q&A にアクセスできるようにしてください。

ポリシーの作成

ポリシーをわかりやすい形式で、見つけやすい場所に掲載します。テキスト版も用意する必要がありますが、従業員が参照できる一連のスライド、電子ブック、またはビデオを作成してください。たとえば、オーストラリア司法省は上記の素晴らしいビデオを作成しました。必要に応じて、ポリシーを世界と共有して、顧客コミュニティがブランドにとって何が重要かを理解できるようにします。

ポリシーを作成するときは、今日の市場の現実に適応するための、より大きな組織全体の取り組みの一環として作成してください。法務、CIO/IT、人事も関与し、相談を受けるようにしてください。

ソーシャル メディア ポリシーとガバナンスでは、ブランドや会社の資産を保護することに加えて、パスワードの作成やソーシャル メディア サイトでの OAuth の使用に関するベスト プラクティスも教育する必要があります。 Twitter のダイレクト メッセージなど、安全でないチャネルに機密情報を置くのは得策ではありません。

あなたのポリシーでは、公の場での議論のためのガイドラインを明確に設定し、これらのガイドラインに従わない場合の結果を概説する必要があります。どちらが軽微な違反なのか、それとも重大な違反なのかを人々に理解してもらいましょう。

オフィスでソーシャルメディアをブロックすることが解決策だと思うなら、考え直してください。スマートフォンの導入に伴い上昇中、従業員は勤務時間中に小さな画面でソーシャル フィックスを取得するだけです。

覚えておいてください。教育して権限を与えれば、懲戒処分に訴える必要がなくなります。ガバナンスとソーシャルメディアポリシーにどのような方法で取り組んできましたか?以下のコメント欄でお知らせください。