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実際、スアレスはその夢を現実に生きていると言えるだろう。ソーシャル ソフトウェアを介したコミュニケーションにより、3 年以内に受信メールの 90% を減らすことができました。彼はカナリア諸島に住みながら IBM でフルタイムで働いています。彼の IBM での 13 年間のキャリアのうち最後の 6 年間は、彼が「楽園の島」と表現する場所であるグラン カナリア島からリモートで働いてきました。これは上司が 6,000 キロ離れているからという理由だけではありません。
では、大手テクノロジー企業でリモートで働く男性はどのようにして電子メールを事実上排除することができたのでしょうか、そしてなぜ彼の使命は存在するのでしょうか?私たちはスアレスに追いつき、尋ねました。
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Suarez 氏は、IBM ソフトウェア グループ部門のナレッジ マネージャー、コミュニティ ビルダー、ソーシャル コンピューティング エバンジェリストという正式な肩書きの下、企業向けのソーシャル ソフトウェアの使用を推進しています。しかし 2008 年に、彼は社内コミュニケーションの従来の方法ではなく、Web 上のソーシャル ツールを使用するとどれだけ生産性が向上するかを同僚に積極的に示すことで、プロモーションをもう少し進めることにしました。
「約 2 年半前、ソフトウェア伝道という私の役割で、人々から聞いた主なハードルの 1 つは、... 彼らがこのソフトウェアを、すでに使用していたものに加えて別のツール セットであると認識しているということです」とスアレス氏は語ります。私たち。 「彼らは、あなたが私にもっとオンラインで過ごす時間を求めているのではないかと感じたのです」ツイッター、フェイスブック社内のソーシャル ソフトウェア アプリケーションが何であれ。」
スアレス氏はこれを課題と捉え、ソーシャル ソフトウェアが問題ではなく解決策であることを同僚に証明する必要があると判断しました。 2年半前、彼は「ちょっとした実験」を始めた。
「リモートの従業員として、私は電子メールを使わずに、ほぼ...もっぱらソーシャル ソフトウェア ツールに頼ってチーム メンバーと毎日コミュニケーションをとることができて、会社で働き続けることができるということをみんなに証明したいと思っています。」
彼の計画は、同僚たちにいかに電子メールに依存しているかを示し、1 日に何回も電子メールをチェックしなければならないことを強調し、電子メールがもはや生産性ツールではなく、先延ばし癖のある人の親友であることを証明することでした。
彼は時代が変わったことを認めています。 10 年前、ビジネス上のやり取りには電子メールが絶対に必要でした。しかし、過去 2 年半の間、同氏は電子メールに代わるソーシャル ソフトウェアを主要なコミュニケーション手段として提唱してきました。
スアレス氏は、ファイルやデータの共有に関する会話を個人の受信トレイに制限するのではなく、まず会社のファイアウォールの内側でよりオープンにデータを共有し、その後コンセプトに慣れてきたら（そしてそれが関連性がある場合には）、より広範なソーシャル サービスで共有するよう従業員に説得しています。
「私は進捗状況を追跡してきました」と彼は言います。 「1 日あたりの電子メールの数は 30 ～ 40 通から、週平均わずか 17 通に減りました。そのほとんどは 1 対 1 のプライベートな会話であり、機密性の高いものや機密性の高いものには依然として電子メールが最適なツールです。機密。"
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これが彼の証拠だ、と彼は言う。この数字は、ソーシャル ソフトウェアが仕事やストレスを増やすことではなく、仕事を成し遂げるためのより賢い方法を模索していることを示しています。
テクノロジーは急速に変化しているため、10 年後も電子メールが現在と同じように私たちの生活の中で重要視されているかもしれない、と考えてみるのは価値があります。
「10年後も電子メールは存在するだろう」とスアレス氏は言う。 「すべての電子メールを廃止するつもりはありませんが、人々が電子メールを再利用できるよう支援したいと考えています。電子メールのような従来のツールは、本来の用途に合わせて再設計されることになるでしょう。」
スアレスにとって、将来の電子メールは次のようになります。
「アラートが表示され、どこにどのようにしてコンテンツを取得できるかが示されます。これは単なる通知システムではなく、情報が滞留しないように再度関与するオプションを備えた読み書きの機会を提供します。受信箱。」
彼の仕事は企業がソーシャル ソフトウェアを最大限に活用できるよう支援することに重点を置いていますが、個人が受信する電子メールの量を減らすための措置を講じられるように、ハウツー アドバイスを私たちに共有してくれました。
1. 返信しないでください
大量の電子メールの受信をやめたい場合の第一のルールは、電子メールに返信しないことです。返信すればするほど、より多くの返信が得られます。この連鎖を断ち切れば、受信した電子メールのほとんどを破棄するという良い方向にすでに進んでいることになります。
2. 受信トレイを調査する
次に、受信トレイを調べます。そこで行われている個人的な交流の種類を評価します。たとえば、100 のニュースレターを購読しているのに、どれも読んでいないことがわかるかもしれません。
受信トレイの使用方法を検討したら、電子メールをニュースレター、Q&A、家族からの電子メールなどのカテゴリにグループ化してみてください。
3. 週に 1 つのエリアに取り組む
自分の摂取量を評価したら、それらのグループの 1 つを受信トレイからゆっくりと移動させます。一度にすべてをカバーしようとしないでください。多すぎるためです。
1 週間、ニュースレターの購読を解除し、フィード リーダーや関連する Twitter アカウントなどの代替ソースを探してみます。
同僚から電子メールで質問が殺到し、1 か月に 40 人の異なる人から 40 回、特定の質問を受け取ることがあるかもしれません。
来週は、Q&A を整理します。それに対処する方法は、答えを提供するブログを立ち上げることです。ブログにはインデックスが付けられますグーグルあなたの答えは世界中の誰もが知ることができます。これは、あなたがもはやボトルネックの一部ではなく、人々が必要な情報を自分自身で得ることができるよう支援していることを意味します。
「そう言う人もいるけど、あなたは幸運だよ、大手IT企業に勤めているんだよ」とスアレスは締めくくった。 「大企業にとっては簡単なことのように思えるかもしれませんが、さまざまなソーシャル ソフトウェア ツールなど、膨大な量のオプションが存在するため、もはや言い訳はできません。」
Luis Suarez のナレッジ マネジメント ブログで詳細を読むことができます。受信トレイの外で考える。
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