8 ways to organize your Gmail inbox to improve productivity

私たちのほとんどにとって、電子メールは必要悪だ現代の労働生活の。残念ながら、簡単に時間が奪われてしまい、他のすべてのタスクを終わらせなければならないというストレスやプレッシャーにさらされることになります。

私たちはお手伝いをするためにここにいます。私たちはメールの受信箱を見てがっかりしたくないそこで、生産性を向上させるために Gmail の設定を整理するための 8 つの優れた方法を詳しく説明しました。

はじめる

私たちが提案している変更の多くは、Gmail の [設定] エリアで行う必要があります。

ブラウザで設定にアクセスするには、画面の右上隅にある歯車の形のアイコンをタップします。

これにより、画面の右側にクイック設定メニューが表示されます。 [すべての設定を表示] ボックスをクリックして、フルファット Gmail 設定メニューを表示します。

閲覧ウィンドウを設定する

閲覧ウィンドウを使用すると、標準の受信トレイ ビューと並行して電子メールを読むことができます。これにより、メッセージを読んだり返信したりするのが速くなることを多くの人が感じています。閲覧ウィンドウを受信トレイの下に表示するか、受信トレイの右側に表示するかを選択できます。

Gmail にこれらの変更を加えるには、設定に進み、画面上部にある [受信トレイ] タブを選択します。下にスクロールして、「閲覧ペインを有効にする」オプションを表示します。これにチェックを入れて、ペインを表示する場所を選択します。

永続的なペインを選択する代わりに、分割ペイン モードと標準の受信トレイ ビューを切り替えるオプションを選択することもできます。このオプションを有効にするには、「分割なし」オプションを選択します。

これにより、受信トレイの右上にアイコンが追加され、受信トレイの下にプレビュー ウィンドウを表示するか、標準の完全な受信トレイ ビューを表示するかを切り替えることができます。

Gmail のデスクトップ通知を有効にする

重要なメールが届くのを待っている場合、または上司からのメッセージを見逃したくない場合は、Gmail のデスクトップ通知を有効にすることをお勧めします。これは、別のブラウザー タブで作業を行うことができ、受信トレイが更新されているかどうかを執拗にチェックし続ける必要がないことを意味します。

Gmail デスクトップ通知をオンにするには、設定に進み、[全般] オプションを下にスクロールして [デスクトップ通知] 領域を表示します。

クリックして「新着メール通知をオン」にします。新しい電子メールが配信されると、ブラウザ画面の右下にポップアップ通知が表示されます。

未読メッセージアイコンをアクティブにする

また、デスクトップ通知には絶対に反対しているが、他のタブで作業しながら受信トレイのステータスを監視したい場合は、別の解決策があります。

Gmail 設定に移動し、[詳細設定] セクションで下にスクロールして [未読メッセージ アイコン] オプションを表示します。

これを有効にすると、Gmail のファビコンに、あなたを待っている未読メッセージの数が小さな数字で表示されます。

グループメールリストを作成する

これは、同じグループの人々に頻繁にメールを送信する場合に、かなりの時間を節約できる便利なツールです。電子メール アドレスのリストを 1 つのグループに設定し、そのグループの名前をカスタマイズする方法があります。

これを行うには、に行く必要がありますGoogle コンタクト。画面の左側にある [ラベル] ボタンの隣に小さなプラス記号が付いています。プラス記号をクリックして新しいラベルを作成し、その過程で任意の名前を付けます。

これで、右側のリストからそのラベルに連絡先をドラッグ アンド ドロップできるようになります。

電子メールを作成するときに、作成したラベルの名前を「宛先」フィールドに入力し始めると、ラベルが候補としてポップアップ表示されます。それをクリックするだけで、グループ全体が受信者として追加されます。

Gmail で便利なテンプレートを作成する

同じメッセージを頻繁に電子メールで送信する場合は、その基本的なメッセージをテンプレートに変換することで時間を大幅に節約できます。最大50個まで作成できますGmail テンプレート数回クリックするだけでメールの本文に挿入できます。

まず、Gmail アカウントを有効にしてテンプレートの作成を許可する必要があります。設定に移動し、一番上の行にある「詳細」タブを見つけます。 「テンプレート」の横にある「有効にする」をクリックします。

受信トレイに戻り、新しい作成ポップアップを開き、テンプレートのテキストにしたい内容を正確に入力します。完了したら、作成ウィンドウの右下にある 3 つの点の [その他] メニューをクリックします。 [テンプレート] に移動し、[ドラフトをテンプレートとして保存] を選択します。

あとは、テンプレートにわかりやすい名前を付けるだけです。テンプレートを使用するには、新しいメール作成ポップアップを開き、三点メニューと [テンプレート] を再度クリックし、表示される次のメニュー画面からテンプレートの名前を選択します。

メールラベルを最大限に活用する

ラベルは、受信トレイにフォルダーを作成する Gmail バージョンです。新しいラベルを作成するには、Gmail 受信トレイの左側を見て、[詳細] オプションをクリックできるまで下にスクロールする必要があります。もう一度下にスクロールすると、「新しいラベルを作成」​​というオプションが表示されます。

これをクリックすると、ラベルに名前を付けることができます。メイン ラベルの下に追加のラベルを「ネスト」して、サブラベルを作成することもできます。

これは、Gmail ラベルを細かく管理するのに便利な方法です。

Gmail のラベルの色を変更して、メッセージを一目で整理できるようにすることもできます。色を変更するには、編集するラベルの上にマウスを置き、表示される 3 つの点のメニューをクリックします。

「ラベルの色」をクリックして、事前に読み込まれたオプションのいずれかに変更します。

電子メールをラベルに移動する最も簡単な方法は、電子メールを目的の場所にドラッグ アンド ドロップすることです。あるいは、メールを受信して​​いる場合は、画面上部にあるラベルの形をしたアイコンをクリックして、ポップアップ リストから目的のラベルを選択することもできます。

Gmail のキーボード ショートカットを有効にする

キーボード ショートカットを使用する人なら、Gmail にそのようなアクションの包括的なスイートがあることを聞いて喜ぶでしょう。使用を開始するには、アクティベートする必要があります。

設定に移動し、「全般」の下にスクロールしてキーボード ショートカットをオンにします。

現在使用できるショートカットの完全なリストを確認するには、以下を参照してください。すべてのショートカットに関する Google の便利なガイド現在電子メール サービスで動作しているもの。

Auto-Advance を使用して受信トレイを高速に処理します

すぐに処理できる大量の電子メールを受信した場合、自動送りを有効にすることは、新しい電子メールを迅速に処理するための優れた方法です。

この機能を使用すると、会話を削除、アーカイブ、またはミュートした後にメインの受信トレイ ビューに戻るのではなく、次の会話が自動的に表示されます。

これを有効にするには、設定に進み、[詳細] タブに移動して、オンに切り替えます。

Gmail ゲームを進化させる

これらの調整のすべてがすべてのユーザーに適しているわけではありませんが、いくつかの点がわかっていただければ幸いですGmail の便利なテクニックそうすることでメールの負担が軽減されます。

閲覧ウィンドウを追加して Gmail の表示方法を変更するだけで、生産性を向上させることができます。メール テンプレートの作成に少し時間をかけることで、長期的には大幅なコストを節約できると感じる人もいます。

あなたが選択した前向きな変更をうまく実行して、受信トレイにストレスを与えないように注意してください。