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あらゆる規模およびあらゆる分野の企業が、定期的に仮想会議を使用して、同僚、パートナー、顧客、および将来の顧客とつながります。実際、いくつかの世界中の企業の 87%すでに Web 会議を使用している、またはすぐに導入を検討している。ただし、仮想会議を適切に行うには少しスキルが必要です。多くの重要な点で対面の集まりとは異なります。Web ベースのコラボレーションを成功させるには、会議のリーダーと参加者はいくつかの簡単なヒントに従う必要があります。
バーチャルミーティングとは何ですか?
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どのタイプの仮想会議ソフトウェアを使用する場合でも、Web ベースのコラボレーションの利点は明らかです。 1 つは、企業がどこにいても人々を集めることができるため、アイデアの世界が広がり、遠隔地のチーム メンバーから貴重な意見を得ることができるということです。たとえば、会社はクリエイティブ チームをニューヨークに置き、営業チームをボストンに置き、コンサルタントをヨーロッパのサテライト オフィスに置き、テクノロジー開発者をサンフランシスコに置いているとします。世界中のチーム全体が、Web に接続されたコンピューターまたはモバイル デバイスのみを使用して仮想会議に参加し、ドキュメントやビデオ、ホワイトボードのアイデアについてリアルタイムでコラボレーションし、戦略について話し合ったり、リアルタイム チャットを行ったり、情報を共有したりすることができます。これらの人々全員を集めて対面の会議を行うと、法外な費用がかかり、全体の生産性が著しく低下します。
バーチャル会議を最大限に活用するためのヒントをいくつか紹介します。
ヒント 1: 仮想が会議に適していることを確認する
適切な Web 会議アプリケーションがあれば、プロジェクトの計画やクリエイティブなブレーンストーミングから、顧客開拓、営業電話、リアルタイムのビデオ編集セッション、経営会議に至るまで、ほぼすべての種類の会議をバーチャルで実施できます。ただし、個人の雇用開発に関するディスカッション、主要な顧客見込み客のミーティング、一部のクライアントとのミーティングなど、対面で行う方がよいタイプのミーティングもあります。基本的に、クライアント、従業員、パートナーと直接会うことが関係を築くために重要だと感じる場合は、直感に従ってください。ビジネスを構築するには人間関係が鍵となります。会議の内容が個人的すぎるため、Web 上で行うのは難しいと思われる場合も同様です。
ヒント 2: 聴衆を知る
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誰と会っていますか?新しいクライアントですか？チームメンバー？見込み顧客ですか？仮想会議の内容を聴衆に合わせて調整し、すべての内容がすべての参加者と共有するのに適切であることを確認します。視聴者のニーズによって、使用するアプリケーションの種類も決まります。特に外部参加者 (顧客や見込み客など) との会議の場合は、クリックして電話をかけるだけでテクノロジーが簡単に使用できることを確認する必要があります。
Web 会議ソリューションのダウンロードが必要な場合、またはある程度複雑な場合は、参加者がログオンする前に Web 会議テクノロジに精通していることを確認してください。会議の 1 ～ 2 日前に指示を電子メールで送信し、テクノロジの使用方法について質問がある場合は IT サポートの連絡先情報をリストします。参加者がログオンしたら、全員を歓迎し、Web 会議アプリケーションまたはサービスで問題が発生した場合は発言するよう注意を促します。
ヒント 3: 会議の議題を事前に設定する
バーチャル会議の開始時に、制御の受け渡しと発言に関する基本ルールを設定します。参加者が仮想的に手を挙げるか、旗をクリックして参加できるテクノロジーを使用します。チャットの使用に関するガイドラインを設定します。参加者が個人およびブロードキャスト形式でチャットを使用できる方法とタイミングを確実に把握し、参加者がサイドカンバセーション チャットに参加できるタイミングに関するガイドラインを設定します。
事前に議題と会議プロトコルを設定しておくと、会議が最初から最後までスムーズに進むようになります。
ヒント 4: 適切なモデレータを選択する
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モデレータには、コラボレーションの雰囲気を設定し、議題を順調に進めるという重要な役割があります。モデレーターは会話を継続し、全員がコメントしたり質問したりする機会を確実に確保し、希望する全員が会話に参加できるようにする必要があります。モデレータは、会議の「リーダー」のみが利用できる Web 会議システムの機能をよく理解していることを確認してください。多くのアプリケーションでは、モデレーターが講演者の選択、ドキュメント共有の制御、会議の進行状況の追跡を行うことができます。
ヒント 5: 作業内容を保存する
ドキュメント、チャット、ディスカッション、メモ、ホワイトボードのメモ、その他すべての重要なコンテンツを保存できる仮想会議ソフトウェアを常に選択する必要があります。モデレーターまたはリーダーは、会議中および会議終了後の両方で、すべてのコンテンツを継続的に保存する必要があります。会議コンテンツを再度使用したり、仮想会議に参加できなかった同僚が情報/録音/ビデオを利用できるようにしたりする場合があるため、音声ファイルとセッション ファイルの両方を必ず保存してください。
仮想コラボレーションは会社の成功にとって不可欠です。適切な Web 会議ツールを使用すると、従業員、パートナー、顧客がリアルタイムで簡単に対話および共同作業できるようになり、イノベーションと最終的なビジネスの成長が促進されます。
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